L’abbattimento dei costi aziendali dovrebbe essere un’attività centrale per ogni impresa. Le inefficienze e le spese superflue, infatti, riducono i margini di guadagno e impediscono di cogliere le opportunità di crescita offerte dal mercato.
Per migliorare il rendimento economico della tua attività è dunque importante ottimizzare le risorse e tagliare i costi – fissi e variabili – relativi ai processi interni. Ecco quindi i passi da compiere per una riduzione efficace dei costi aziendali, che faccia aumentare gli utili e dia una marcia in più alla tua impresa.
Una premessa: costi fissi, variabili e risultato operativo
Spesso sono proprio i costi a frenare la crescita di un’azienda. La tendenza, infatti, è quella di concentrarsi sempre molto sull’aumentare i flussi in entrata, dimenticandosi di ottimizzare quelli in uscita. Immaginiamo un’azienda come un contenitore: a cosa serve affannarsi per cercare di riempirlo, se c’è una perdita che vanifica tutti i nostri sforzi?
Per individuare i costi aziendali superflui ed eliminabili e, di conseguenza, adottare le giuste strategie di abbattimento, la prima cosa da fare è imparare a osservarli dalla giusta prospettiva.
Un’azienda sostiene due tipologie di spese:
- I costi fissi, detti anche “costi di struttura”, restano fedeli a quanto definito nel piano d’impresa annuale. Non cambiano in base alla produzione e devono essere sostenuti comunque, anche se il fatturato è pari a zero. Alcuni esempi:
- gli affitti
- le assicurazioni di luoghi e persone
- l’acquisto di macchinari
- i servizi amministrativi di base.
- I costi variabili, al contrario, aumentano o diminuiscono in relazione a diversi fattori fra cui la produttività. Per fare di più, devi anche spendere di più. E, senza le giuste attenzioni, non è detto che guadagni di conseguenza. Tra i costi variabili ricordiamo:
- l’acquisto dei materiali necessari alla realizzazione dei prodotti
- le spese legate al marketing.
Analizzare il loro impatto sull’impresa ci permette di definire la differenza tra fatturato e costi totali (fissi + variabili), ovvero il risultato operativo (utili).
Come sostiene il principio di Pareto, il 20% delle attività genera l’80% del valore. Di conseguenza – aggiungiamo noi – per migliorare il risultato operativo bisogna automatizzare tutto ciò che fa sprecare risorse in operazioni a scarso valore aggiunto per la tua azienda.
Con le giuste priorità e un’ottimizzazione accurata dei processi aziendali potrai:
- impostare il lavoro in maniera mirata;
- abbandonare modelli operativi inefficienti – che continui a seguire perché “hai fatto sempre così!”.
Avere un’idea chiara delle operazioni di ottimizzazione dei costi aziendali da attuare è il miglior modo, quindi, per aumentare i profitti.
Riduzione dei costi aziendali superflui: come fare?
Non tutti i costi sostenuti da un’azienda sono essenziali: tagliare quelli superflui è il segreto per far crescere i ricavi.
Ridurre i costi fissi e variabili di un’impresa, però, non vuol dire penalizzare la qualità del lavoro.
Se per ridimensionare le spese legate alla produzione tu decidessi, per esempio, di acquistare materie prime meno pregiate, i margini di guadagno sarebbero più alti all’inizio ma la qualità finale scadrebbe. A lungo termine, quindi, perderesti credibilità agli occhi dei tuoi clienti. Pena prevista: un netto crollo del fatturato.
Cerca invece di trovare il giusto equilibrio tra spese e ricavi e, prima di attuare qualsiasi strategia, poniti queste domande:
- quali sono i costi davvero fondamentali per la mia attività?
- a quali servizi interni non potrei mai rinunciare?
- se dovessi modificare il mio modello di business, quanto varierebbero i costi?
- la tecnologia può essermi di supporto in qualche modo?
Una volta trovate le risposte, passa all’operatività scegliendo le strategie di ottimizzazione dei costi che più si addicono alla tua realtà.
#1 Automatizza le attività a scarso valore aggiunto
Per un’impresa le attività che non producono valore aggiunto rappresentano uno spreco di risorse umane, tempo e denaro. Certo è che non possono essere eliminate senza criterio: alcune operazioni, anche se lente e dispendiose, sono essenziali a garantire la buona riuscita del lavoro.
È il caso delle cosiddette attività di supporto: gestione della burocrazia, trasferimento di pratiche, una ricerca di mercato archiviata senza che venga letta, la rilavorazione di un prodotto. Sono tutte attività indispensabili, che però non creano valore per l’azienda e possono quindi essere automatizzate.
Un’analisi approfondita dei processi aziendali, in questo caso, ti aiuta a identificare gli elementi che costituiscono i singoli processi, mettere a fuoco gli obiettivi di business e ottimizzare il tutto per incrementare la produttività.
#2 Elimina gli sprechi
Sovrapproduzione, eccessive scorte di magazzino, macchine mal tenute che smettono di funzionare: gli sprechi costano caro alla tua azienda.
Produci solo quello che venderai di sicuro, evita di acquistare troppo di tutto e pianifica la manutenzione degli strumenti di lavoro. Ognuno di questi rappresenta un piccolo passo per risparmiare denaro prezioso da reinvestire nella tua attività.
Considera poi che anche il tempo ha un valore: ottimizza gli spostamenti dei tuoi dipendenti – tutti i dipendenti – e concentra le operazioni quotidiane in un unico luogo. Disperdendo meno energie, saranno più produttivi.
Per capire meglio cosa intendiamo per “spreco” prova a pensare, ad esempio, a un’azienda che produce mobili – o scarpe, o infissi: scegli tu – che ha ottimizzato alla perfezione tutte le attività della fabbrica, abbattuto gli sprechi di materie prime e formato in maniera ottima il personale che si occupa della produzione. Poi, magari, la stessa azienda ha 12 dipendenti in amministrazione, che lavorano ogni giorno con strumenti inadatti e seguono procedure non ottimizzate. Lo spreco all’interno di un reparto vanifica gli sforzi fatti nell’altro: attenzione a considerare sempre l’azienda nella sua globalità.
#3 Ottimizza manodopera, materiali, metodi, macchinari
Manodopera, materiali, metodi e macchinari: ognuno di questi elementi può essere ottimizzato per abbattere i costi.
Metti a disposizione dei tuoi dipendenti tutto ciò di cui hanno bisogno per portare avanti i loro compiti in maniera efficace (manodopera e macchinari). Scegli materie prime innovative e al passo con le nuove tendenze del mercato (materiali). Analizza i processi interni periodicamente (metodi).
Tutto cambia e tutto, nel tempo, può essere migliorato.
Abbattimento dei costi aziendali e Automation Coach
Abbattere i costi aziendali è un processo che richiede attenzione e strategia, per non rischiare di fare danni. Rivolgerti a un esperto del settore potrebbe rivelarsi un’idea valida per districarti nella complessità che si cela dietro al taglio dei costi superflui.
Il ruolo di un Automation Coach è infatti quello di analizzare i processi aziendali interni, suggerirti quali si possono ottimizzare e come automatizzarli attraverso la tecnologia. Grazie a procedure e competenze specifiche, un Automation Coach sviluppa il pieno potenziale della tua azienda aiutandoti a:
- ottimizzare le attività che generano valore per te e i tuoi clienti finali;
- automatizzare quelle dispendiose ma fondamentali per il tuo lavoro;
- eliminare le operazioni inutili e gli sprechi.
Attraverso l’analisi puntuale dei flussi di lavoro in essere e l’implementazione di automatismi che li semplificano, uno specialista ti consente di trarre il massimo vantaggio in fatto di:
- alleggerimento dei costi: la digitalizzazione dei processi aziendali minimizza le spese burocratiche e i costi di gestione;
- risparmio di tempo: semplificare le operazioni ricorrenti favorisce la diminuzione dei tempi di consegna;
- aumento dei margini di guadagno: con la riduzione dei costi aziendali e il miglioramento dei flussi produttivi, il risultato operativo aumenta.
Che tu sia il titolare di una piccola azienda o di una grande impresa, l’automazione dei processi può essere una valida alleata nell’abbattimento dei costi aziendali e nell’aumento degli utili.
