Archiviazione documenti aziendali: regole e tempi di conservazione

La corretta gestione e archiviazione dei documenti aziendali è una parte fondamentale delle attività amministrative di un’impresa. Contratti di lavoro, buste paga, preventivi e fatture non sono solo la memoria dell’azienda: le informazioni contenute in questi documenti costituiscono un valore aggiunto – in termini di dati e di storico – che può garantirti grande competitività sul mercato. Senza contare il fatto che la legge ti obbliga alla conservazione delle scritture contabili per almeno 10 anni! Che tu sia a capo di un’impresa o responsabile della sua gestione burocratica, quindi, conoscere a menadito i dettagli della gestione documentale è fondamentale. Scopri in che modo eseguire l’archiviazione dei documenti aziendali e perché semplifica la vita… tua e dell’azienda!

Gestione documentale: archiviazione e non solo

Secondo l’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – per gestione documentale si intende “l’insieme dei procedimenti messi in atto per generare, gestire, condividere, organizzare e archiviare i documenti“. Rifacendoci a questa definizione, la gestione dei documenti di un’azienda può suddividersi in tre macro-aree principali:

1. la creazione dei documenti stessi;
2. la loro condivisione, cioè l’invio ai soggetti interessati;
3. l’archiviazione, ovvero la loro conservazione fisica o digitale.

Ciascun documento, quindi, ha un proprio ciclo di vita che necessita di procedure puntuali per essere gestito in maniera proficua. Una gestione efficiente consente alle aziende di ridurre i costi e velocizzare i propri processi interni, evitando imprecisioni che porterebbero a rallentamenti o problematiche evitabili.

Un esempio di gestione documentale efficace

L’organizzazione di un flusso di gestione documentale ha lo scopo di condividere informazioni all’interno dell’azienda in maniera rapida e facile. Per far si che funzioni bene è necessario però definire procedure standardizzate, utilizzare strumenti di controllo e studiare in modo accurato le esigenze della propria azienda. Passiamo dalla teoria alla pratica, per dare concretezza a tutto questo. Mettere in atto una gestione documentale efficace prevede:

1. l’identificazione dei documenti necessari per lo svolgimento delle attività quotidiane;
2. l’individuazione delle risorse responsabili di ciascun tipo di documento (ad esempio l’amministrazione si occupa delle fatture e i commerciali dei contratti in entrata);
3. la definizione delle operazioni per ciascuna tipologia documentale; creazione, ricezione, protocollazione, controllo, condivisione, archiviazione ed eliminazione dei documenti non più necessari.

Si procede, poi, con un periodo di test del processo così da capire se e come si adatta al lavoro quotidiano e quali sono gli eventuali elementi da modificare.  Ricorda: indipendentemente da come un documento nasce, le informazioni contenute al suo interno devono essere disponibili per la consultazione e la condivisione, oltre che archiviate e conservate nel tempo.  Che siano di natura amministrativa, contabile, giuridica o commerciale, l’archiviazione dei documenti aziendali – e la loro gestione in generale – è fondamentale per rendere agevole lo svolgimento del lavoro all’interno dell’impresa.

L’importanza di una corretta archiviazione dei documenti aziendali

Nella gestione documentale, una delle operazioni spesso trascurate è proprio l’archiviazione dei documenti aziendali, cartacea o digitale che sia. E dire che i documenti da archiviare per obbligo di legge – sia per le aziende che per i liberi professionisti – sono diversi.  Quali sono, esattamente? Per quanto tempo vanno resi disponibili? E in che modo? Facciamo un po’ di chiarezza.

Quali documenti conservare, per quanto tempo e come

Secondo quanto previsto dalla normativa vigente, chiunque sia obbligato a iscrivere la propria attività al Registro delle Imprese è anche tenuto a conservare tutta la documentazione relativa al funzionamento della propria azienda. Parliamo di libri contabili (libro giornale, inventario, piano dei conti, libro mastro), documenti contabili (fatture ricevute e inviate), corrispondenza d’affari (lettere, email, SMS) e libri ausiliari. Dal 1 gennaio 2019 si sono aggiunte, poi, le fatture elettroniche per cui è obbligatoria l’archiviazione digitale in uno dei formati consentiti (XML, PDF, JPG, TXT). In merito alle tempistiche di conservazione, l’articolo 2220 del Codice Civile recita che “le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.“ Non c’è dubbio, dunque, sul fatto che sia importantissimo mantenere sempre in ordine lo storico della tua attività. Di fronte a una tale varietà di contenuti e formati, però, è lecito chiedersi quale sia il modo più giusto di conservarli e, soprattutto, cosa fare affinché la loro validità sia preservata.  Ed è proprio per mantenere inalterata la loro forza probatoria che l’archiviazione dei documenti aziendali deve garantirne l’integrità – ovvero i documenti non devono essere stati modificati o alterati in alcun modo – e la disponibilità a una consultazione rapida. Per quanto riguarda il supporto, può essere sia analogico che informatico, anche se l’archiviazione digitale può risultare più vantaggiosa per la tua azienda e rappresentare un’ottima opportunità di crescita che ti invitiamo a tenere in considerazione.

Archiviazione digitale: cos’è e quali vantaggi ottieni

Archiviare i documenti dell’azienda in modalità digitale è utile a conservarli e a tenere traccia dei processi gestionali interni. Inoltre garantisce:

• l’accesso rapido ai dati da parte delle risorse responsabili;
• l’aggiornamento facilitato di tutta la documentazione;
• la riduzione dei costi di stampa, distribuzione e archiviazione;
• l’aumento della sicurezza delle informazioni contenute nelle scritture.

Per passare dalla conservazione analogica all’archiviazione di file digitali è prima di tutto necessario ripensare le modalità di generazione dei documenti che dovranno contenere sempre:

1. un riferimento temporale, come anno e mese;
2. la tipologia, ad esempio contratto, fattura, busta paga, ecc.;
3. una numerazione progressiva, fatta di numeri o lettere.

Dovrai poi munirti di un database, ovvero un contenitore organizzato che faciliti la reperibilità dei file. Riguardo a quest’ultimo aspetto, in particolare, è fondamentale poter fare affidamento su un sistema informatico che funga da banca dati e assicuri una catalogazione puntuale. Ecco allora che entra in gioco l’importanza di utilizzare un software di archivio documenti per creare, gestire, condividere e archiviare i tuoi file in maniera automatizzata. Un software di questo tipo migliora l’amministrazione dei tuoi file con semplicità, perché non richiede grosse competenze tecniche, velocità, dato che la gestione di file digitali è molto più agevole rispetto a quella di decine di faldoni polverosi ed efficienza, con una forte riduzione di ritardi, sprechi e smarrimenti di informazioni. Per migliorare in maniera concreta il tuo flusso di gestione documentale e scegliere il giusto software di archivio documenti puoi avvalerti del sostegno di un Automation Coach. Uno specialista di automazione dei processi può infatti aiutarti a individuare la soluzione migliore tenendo a mente l’effettiva semplicità di utilizzo del programma, le funzionalità realmente utili per le tue esigenze e la capacità del nuovo software di dialogare con i sistemi informatici già in uso. Affidarsi a un consulente può essere la strada più adeguata da percorrere per trarre il massimo vantaggio possibile dalla tecnologia che sceglierai di adottare.

Che tu sia il titolare di una piccola azienda o di una grande impresa, l’archiviazione digitale dei documenti aziendali può essere una valida alleata nella gestione interna e nella crescita.