Come Delmet Vuole Aumentare Il Fatturato Liberando Il 60% Del Tempo Dei Dipendenti In Amministrazione (Case Study)

Oggi scoprirai come aumentare il fatturato aumentando la produttività dei tuoi dipendenti.

Condivideremo con te il case study di Delmet srl, un’azienda Lombarda che da poco ha investito nella nostra Analisi Iniziale.

Leggendolo, vedrai come l’automazione digitale è la chiave che le permetterà di crescere senza aumentare i costi.

Se sei interessato a ottimizzare i processi della tua azienda e risparmiare tempo e denaro, allora sei nel posto giusto.

Cominciamo.

Chi è Delmet srl

Delmet srl è un’azienda da 40 dipendenti specializzata nella lavorazione dell’acciaio inossidabile.
E’ sul mercato da più di 70 anni ed è famosa per essere la prima in Italia ad aver introdotto il brevetto per l’elettrolucidatura dei metalli (necessaria per proteggere i metalli dalla corrosione, renderli esteticamente belli e ridurne l’attrito).

 

La sfida che Delmet sta affrontando per aumentare il fatturato

L’azienda è arrivata negli ultimi anni al picco di fatturato di €9 Milioni, una cifra che vuole aumentare data la sua buona posizione sul mercato. Difatti, l’obiettivo di Massimo Rigatti, l’amministratore delegato, è quello di raddoppiare il fatturato e aumentare la quota di mercato dell’azienda nei prossimi anni.

Sebbene l’analisi di mercato gli confermasse la possibilità di crescere, c’è
ancora da affrontare un problema che ostacola i loro piani: l’area
amministrativa.

Il personale già non riesce più a gestire il carico di tutte le attività attuali
da svolgere, una situazione che aumenta il rischio di abbassare i margini.

Inizialmente, Delmet ha preso in considerazione l’idea di fare un aumento del personale in questa area. 

Poi però si è resa conto che questa soluzione non avrebbe aumentato il valore e la produttività dei dipendenti esistenti. 

Questo ha portato Delmet a farsi una semplice domanda: qual è il motivo per cui i suoi dipendenti non sono in grado di gestire tutte le attività da svolgere? 

La risposta la conoscerai bene anche tu.

Il loro tempo veniva sommerso da attività ripetitive e di basso valore che i sistemi informatici in uso non erano capaci di fare in automatico. Le loro competenze e tempo venivano quindi sprecate in attività che non servivano ad aumentare il fatturato dell’azienda.

Questo ha portato Delmet a cercare una soluzione che:

1. liberasse il tempo dei dipendenti che lavorano da anni nell’azienda e che potrebbero dare maggiore valore aumentando la loro produttività;
2. ottimizzasse (o sostituisse) gli strumenti digitali in uso, dato che ostacolano il potenziale di crescita della società.

L’Analisi Dei Suoi Processi Interni

Seguendo questi 2 criteri, Delmet ha deciso di cercare un consulente digitale in grado di identificare i colli di bottiglia che frenano la sua crescita. E’ qui che si è messa in contatto con Digital Automations per pianificare una consulenza gratuita e scoprire se potevamo aiutarla a raggiungere i suoi obiettivi più rapidamente.

Questa breve consulenza l’ha portata ad investire sulla nostra Analisi Iniziale: un’analisi approfondita dei processi aziendali (della durata di due giorni) in cui scopriamo come ottimizzarli sviluppando automazioni su misura (RPA).

In queste due giornate si sono svolte due specifiche attività.

Interviste all’amministratore e i membri del personale coinvolti nei processi da abbattere.

Durante queste interviste, abbiamo fatto delle domande riguardo:

1. le attività ogni dipendente svolge;
2. gli strumenti che usano;
3. come comunicano tra reparti;
4. come organizzano il lavoro;
5. quanto tempo impiegano a svolgere ogni attività;
6. quali parti del loro lavoro sono le più frustranti e meno ottimizzate;
7. quali importanti attività vengono trascurate per mancanza di tempo.

Un’analisi dei sistemi informatici che utilizzano per scoprire quali effetti negativi hanno sui loro processi.

Alla fine di questi due giorni, Delmet ha ricevuto un report dettagliato con l’elenco delle attività che fanno da colli di bottiglia, ordinate per ore-lavoro sprecate.

In aggiunta, il report contiene una nostra proposta sulle ottimizzazioni (o sostituzioni) applicabili per migliorare il flusso di lavoro e risparmiare tempo e denaro.

Quali sono però questi colli di bottiglia di cui stiamo parlando?

I risultati dell’analisi dei suoi processi interni

Ecco alcune delle osservazioni che abbiamo inserito nel report dell’Analisi Iniziale:

• l’azienda sta utilizzando Microsoft Navision come ERP (Enterprise Resource Planning), un gestionale generalista che è troppo rigido per i suoi processi.

Per sopperire alle carenze di Navision, Delmet ha iniziato ad usare un software per la gestione dei documenti chiamata Adiuto, risolvendo nel breve termine i problemi dell’ERP.

Tuttavia ha generato anche una serie di ridondanze e sprechi di tempo legati all’incapacità dei due sistemi di comunicare e trasferire dati e documenti.

• Oltre ai due gestionali, ogni dipendente sta usando Excel per fare analisi e calcoli. Anche questa è una soluzione che nel breve termine ha aiutato a complementare gli altri due sistemi, ma che col tempo ha costruito un muro fra i dipartimenti di Delmet, dato che dati e informazioni non vengono condivise. 

Dalle nostre conclusioni, abbiamo calcolato che Delmet può liberare fra il 30% e il 60% del tempo dei suoi dipendenti applicando le soluzioni che gli abbiamo proposto.

Di quali soluzioni parliamo?

Le soluzioni proposte per aumentare il fatturato di Delmet

Date le dimensioni di Delmet, sviluppare un sistema informatico in grado di sostituire Navision e Adiuto (e personalizzarlo alle sue necessità) richiederebbe un grande investimento e un tempo di sviluppo abbastanza lungo.

Le necessità di Delmet però sono quelle di liberare tempo fin da subito al suo personale per sbloccare la crescita.

Per questo abbiamo proposto di attaccare immediatamente l’ostacolo principale: le attività ripetitive e di basso valore che fanno i loro dipendenti.

La soluzione è quella di sviluppare una serie di automazioni che vadano a ottimizzare le postazioni dei dipendenti esistenti così da liberargli tempo a sufficienza per focalizzarsi sulle attività a maggior valore.

Questo è possibile applicando le RPA o Robotic Process Automation: dei programmi che svolgono le stesse azioni manuali che fa un dipendente al computer, ma più velocemente e senza fermarsi o fare errori.

Questi sistemi automatizzati possono essere realizzati in tempi rapidi, settimane anziché mesi, e possono essere immaginati come degli assistenti a cui affidare lo svolgimento delle attività più ripetitive.

Navision e Adiuto non verrebbero sostituiti nel breve termine, però Delmet aumenterà comunque la produttività dei dipendenti e di conseguenza il suo fatturato e i suoi margini. 

Conclusione e risultati

In conclusione, Delmet potrà aumentare il fatturato andando a migliorare i suoi processi interni e aumentando la qualità del lavoro dei suoi dipendenti.

In un arco di 3 mesi verranno lanciate tutte le RPA che produrranno subito un ritorno dell’investimento di Delmet, oltre che:

1. farle risparmiare il 60% dei suoi costi operativi;
2. e aumentare esponenzialmente la produttività del suo team.

Nella fase successiva, Delmet avrà più tempo e capitale per sostituire il suo gestionale rigido con uno nuovo, più adatto ai suoi processi.

Riassumendo il tutto:

• Delmet vuole raddoppiare il suo fatturato e aumentare la sua quota di mercato;
• l’area amministrativa non riesce a sostenere il ritmo di crescita perché tutti gli operatori sono troppo occupati in attività ripetitive e di basso valore;
• L’azienda ha capito che la soluzione consiste nell’aumentare la produttività dei dipendenti, liberandoli da queste attività;
• Delmet ha deciso di farsi affiancare da Digital Automations per analizzare i suoi processi interni per ottimizzarli e liberare il tempo dei dipendenti;
• Alla luce di una serie di interviste agli operatori e un’analisi degli strumenti digitali usati, l’azienda ha scoperto di poter automatizzare i processi ripetitivi e di basso valore con dei robot RPA per liberare il personale;
• Nell’arco di 3 mesi, Delmet libererà il 60% del tempo dei dipendenti in amministrazione grazie alle RPA e potrà sostenere la sua crescita a seguito dell’aumento della loro produttività.

In futuro aggiorneremo i risultati del progetto per mostrare i risultati che Delmet avrà avuto.

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1. quanto tempo e soldi sta facendo consumare alla tua azienda;
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