Questa è l’unica guida su internet in Italiano che ti insegna come automatizzare profittevolmente i processi aziendali. 

Leggendola, imparerai il metodo per identificare i processi inefficienti nei tuoi reparti, capire quali puoi automatizzare, calcolare il ritorno d’investimento ed eseguire un piano di automazione efficace.

In un periodo storico nel quale trovare personale qualificato è come cercare un ago in un pagliaio, il costo del lavoro è alle stelle, la concorrenza è sempre più globale e i clienti sono sempre più attenti sia alla qualità che al prezzo…

le aziende devono sfruttare al meglio il tempo del personale che hanno già.

Uno studio di McKinsey&Co del 2019 ha dimostrato che le attività ripetitive di basso valore occupano i dipendenti delle PMI in media il 40% del tempo: 2 giorni su 5. Perciò, su ogni 5 collaboratori che paghi, 2 svolgono attività che non fanno crescere la tua azienda.

Un altro studio, sempre di McKinsey&Co, ci dice che, a seconda del reparto, con le tecnologie esistenti l’automazione potrebbe già svolgere fino all’88% delle attività svolte dalle persone, moltiplicando la produttività delle aziende che sfruttano queste tecnologie a discapito di chi non le usa.

Come far fronte a questo problema?

Automatizzando il lavoro di basso valore che svolgono i dipendenti nei diversi reparti per riassegnarli ad attività e progetti che contribuiscono alla crescita dell’azienda.

Questa guida ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo.

Chi è Digital Automations

Oggi molte aziende stanno avendo difficoltà a crescere a causa di processi poco ottimizzati e dipendenti dal lavoro manuale.

Per molti, l’unico modello di crescita è la continua assunzione di personale… un processo lento e costoso che non permette di essere agili ed efficienti. Al contrario, crea inefficienze e colli di bottiglia che bloccano la loro crescita.

Ho deciso di scrivere questa guida per aiutare le aziende a sfruttare un nuovo modello di crescita che si basa sull’uso della tecnologia per ottimizzare i processi, aumentare la produttività e ridurre i costi.

Due anni fa ho fondato Digital Automations con lo scopo di portare l’automazione alle PMI al fine di favorirne la crescita.

Il metodo di lavoro che abbiamo sviluppato a seguito di dozzine di consulenze ha permesso a me e alla mia squadra di aumentare il tasso di successo dei progetti di trasformazione digitale dallo standard di mercato del 40% (Ernst & Young, 2017) al 97% per i nostri clienti (audit interno, 2021).

Il nostro metodo è basato su tre pilastri:

• Analisi Strategica
• Automation Coach
• Automazione Continua

Il nostro lavoro ha portato la Digital Automations e i suoi fondatori Edoardo Querci della Rovere e Tommaso Cardone a essere relatori a diversi eventi, autori di paper scientifici e ospiti ad eventi nazionali, tra cui:

• 2018, Convocato come Esperto per il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti
• 2019, Rinnovato il ruolo di direttore Italia per la Oxford Blockchain Foundation
• 2020, Relatore alla conferenza “Automazione e Industria 4.0 nel mondo dei servizi”
• 2021, Relatore al corso di formazione accreditato “Siamo già pronti per i Robot?”, Ordine dei commercialisti di Venezia
• 2021, Relatore alla conferenza: “Organizzazione e Automazione”, Salone d’Impresa
• 2021, Co-Autore dei Paper scientifici su BIM e Blockchain, IBIMI buildingSMART Italia: 
• “Linea guida per l’applicazione della blockchain alla dematerializzazione dei documenti di cantiere”
• “Linea guida per l’applicazione della blockchain al processo BIM sull’esistente”
• 2021, Relatore al corso di formazione accreditato “I Robot entrano negli uffici”, Ordine dei commercialisti di Treviso
• 2021, Relatore al corso di formazione accreditato “Studio Professionale e Robotica”, Ordine dei commercialisti di Bologna
• 2021, Relatore alla conferenza nazionale “Giornate Nazionali della Saldatura” organizzata dall’Istituto Italiano della Saldatura con l’intervento: “I sistemi di gestione qualità ed il settore certificativo sfidati dalle nuove tecnologie”, Genova
• 2022, Relatore al Forum ingegneria 4.0, H-Farm

 

E questo è risultato nella liberazione migliaia di ore ai dipendenti dei nostri clienti e nella generazione di un beneficio economico di milioni di euro ai clienti.

Perciò se sei un imprenditore, manager o direttore di una PMI con dei processi strutturati alla ricerca di un sistema per accelerare la crescita basato sull’aumento della produttività e la riqualificazione del personale esistente… questa guida è per te. 

Capitolo 1: analizza i processi aziendali

Per sapere dove vogliamo andare, è necessario sapere dove siamo.

Ottimizzare un processo richiede quindi di svolgere un’analisi dei tuoi reparti che ha come obiettivo quello di capire quali aree creano inefficienze e caricano di lavoro il personale.

Come si attua quindi questa analisi dei processi aziendali?

Quando noi andiamo a visitare personalmente i nostri clienti per svolgere la nostra Analisi Iniziale dei processi aziendali, svolgiamo tre attività, che sono:

1. Intervistare il personale;
2. Mappare i processi;
3. Analizzare degli strumenti usati.

Partiamo con la prima.

Intervista al personale

Attraverso una serie di interviste, vogliamo identificare tutte quelle attività che vengono (anche intuitivamente) considerate frustranti, perdi-tempo, ripetute spesso o evitate e che generano tanti errori manuali.

Come mai facciamo queste domande indirette?

Il motivo è che purtroppo il personale non ha le competenze e il know-how necessario per potergli chiedere “Quali attività stai svolgendo che si possono automatizzare?”.

Infatti, se facessimo una domanda del genere, normalmente la persona darebbe una risposta confusa e di poca utilità che sarebbe soltanto controproducente. Nel peggiore dei casi potrebbe anche sentirsi “attaccato” e chiudersi in un atteggiamento difensivo.

Di conseguenza, dobbiamo adattarci al suo linguaggio e cercare di entrare nella conversazione che si trova già nella sua testa.

Proprio per questo gli facciamo domande su cosa li fa “soffrire” o vivere la giornata lavorativa in maniera scomoda. Potremo usare queste risposte come guida per identificare i processi che si prestano ad essere automatizzati.

IMPORTANTE: oltre a frustrare e far perdere tempo prezioso, le attività di basso valore svolte dal dipendente che vorremmo automatizzare devono essere anche INDISPENSABILI, cioè che è obbligatorio che vengano svolte. Infatti, è inutile automatizzare un processo che è facoltativo svolgere e che non produce valore, in quanto non otterresti un vero beneficio… meglio eliminarlo del tutto.

Un altro tipo di domande che bisogna fare sempre in queste interviste sono quelle mirate a identificare tutte quelle attività importanti, complesse e trascurate che il dipendente vorrebbe fare ma che non riesce a fare.

Come vedremo in seguito, l’automazione ha due grandi rami di sviluppo.

Primo ramo: automazioni che liberano il personale da attività che stanno già svolgendo e che generano un basso beneficio economico.

Ad esempio, in un processo di attività contabili che inizialmente viene svolto manualmente, potremmo automatizzarlo al 80%, liberando tempo alla risorsa per attività di pianificazione e controllo.

Secondo ramo: automazioni che svolgono attività che il personale oggi non riesce a fare perché troppo onerose.

Ad esempio, analisi dei dati e reportistica, gestione di grandi moli di dati, fornitura di servizi in maniera automatizzata, tutte attività che generano tanto valore

Durante ogni intervista, che preferibilmente dovresti fare all’intero personale (se non hai tempo, puoi cominciare dai responsabili di reparto), assicurati di prendere nota o registrare tutto quello che dicono.

Queste informazioni ti saranno utili in futuro per costruire un quadro completo dei processi da automatizzare.

Mappatura dei processi

 

Se da una parte le interviste ci servono per identificare come vengono svolti i processi e come questi impattano la qualità del lavoro del personale…

Queste informazioni non sono sufficienti per avere un quadro completo su come e dove implementare le automazioni. Infatti, ci serve anche VEDERE come viene svolto un processo.

Per farlo, dedichiamo del tempo a fare una meticolosa mappatura dei processi aziendali (se il cliente non li ha già disegnati) con l’uso dei DIAGRAMMI DI FLUSSO.

Grazie a questo semplice esercizio, possiamo capire subito quali sono TUTTE le attività in cui è coinvolto un dipendente e gli esatti passaggi in cui si creano colli di bottiglia o errori che generano inefficienze e sprechi.

Oltre a rendere più concreto il lavoro di analisi svolto, questo passaggio è cruciale dato che il personale spesso si dimentica (o non si rende conto) di attività che svolge in un processo. Una mappa ci aiuta quindi a colmare i passaggi mancanti e avere un quadro completo della situazione.

Per mappare i processi della tua azienda, puoi usare sia strumenti tradizionali come carta e penna (che sconsigliamo), sia quelli digitali gratuiti come Miro, Excalidraw o Xmind (più facili da organizzare, archiviare e recuperare).

Se vuoi approfondire come mappare i processi della tua azienda, abbiamo scritto un’intero capitolo al riguardo: https://digitalautomations.it/mappatura-dei-processi-aziendali-esempi/

Analisi degli strumenti

 

Per concludere il primo step, prendiamo nota di tutti gli strumenti che l’azienda usa.

Questo serve per completare la panoramica del processo allo stato attuale.

Gli strumenti più comuni che registriamo nei nostri documenti sono:

• i documenti e i fogli cartacei;
• le email;
• Excel;
• CRM;
• ERP e gestionali.

Questo ci aiuterà in un secondo momento a capire se possiamo sviluppare automazioni che interagiscono con questi strumenti (come ad esempio Excel e il gestionale) o se c’è il bisogno di modificare certi processi per poter implementare l’automazione (sostituire i fogli di carta con una soluzione digitale).

Ora che hai svolto un’analisi approfondita dei processi dentro alla tua azienda, è ora di capire quali di questi puoi automatizzare.

Come?

Seguendo queste 3 semplici regole.

Capitolo 2: identifica le attività automatizzabili

Una volta che abbiamo l’elenco dei nostri processi ben mappati (quelli principali, non i micro-processi che non portano grandi benefici), dobbiamo iniziare a identificare quali sono le attività automatizzabili.

Questo ci porta a mettere i processi sotto i “raggi X” e verificare se hanno le caratteristiche tipiche che identificano i processi che possono essere automatizzati in maniera migliore (e profittevole).

Ci sono 3 elementi che rendono un processo idoneo per essere automatizzato.

Numero 1: le attività svolte sono prevedibili e ripetibili.

Nella contabilità, acquisti e vendite, ad esempio, vengono svolti processi ben definiti, altrimenti avremmo fabbriche aziende che svolgono cose a caso e non portano risultati.

Numero 2: i processi hanno regole ben definite.

Le automazioni svolgono solo le attività che le programmi di svolgere, come delle persone nuove. Questo significa che devi sapere e spiegargli quando comportarsi in una certa maniera e quando in un’altra. Delle regole ben definite sono fondamentali.

Numero 3: le attività svolte non richiedono l’empatia che solo un essere umano può fornire.

Quanto disappunto provi quando interagisci con un call center automatizzato della Telecom?

A noi dà molto fastidio. Assicurati perciò che le attività che vuoi automatizzare non vanno a incidere sulla qualità dell’esperienza che i tuoi clienti, fornitori o altri attori possono avere con la tua azienda.

Perciò, se vuoi sapere se la lista di processi che vorresti ottimizzare sono automatizzabili o meno, falli passare per questo semplice test. I processi che lo passano, potrai automatizzarli, gli altri no.

Ora che hai trovato quali processi si possono automatizzare nella tua azienda, è tempo di capire quali vale la pena automatizzare.

Infatti, il motivo principale per cui implementiamo questa soluzione è uno e uno soltanto: generare un beneficio economico e di tempo che giustifichi l’investimento.

Nel prossimo capitolo, ti insegnerò come calcolare il ROI che può generare ogni singola automazione.

Capitolo 3: Calcola il ROI di ogni automazione

Una volta trovati i processi e capito se si possono automatizzare, passiamo alla parte più importante: capire se l’azienda può trarre un profitto dall’automatizzarli.

Il calcolo del ritorno d’investimento è il passaggio che sta più a cuore ai direttori finanziari o Chief Financial Officer (CFO) delle nostre aziende.

Dopo 10 anni di lavoro in questo settore, siamo riusciti a sviluppare un sistema di calcolo del ROI affidabile che considera poche variabili che sono facili da calcolare.

In questo modo, possiamo determinare se vale la pena implementare questa soluzione ancora prima di cominciare a svilupparla.

Nello specifico, ci sono 3 gruppi di variabili che ci servono:

• il costo attuale del processo;
• l’analisi economica dell’automazione;
• la valutazione dell’investimento.

Costo del processo attuale

Per prima cosa, dobbiamo capire quanto ci costa svolgere il processo che vorremmo automatizzare. Per farlo, dobbiamo calcolare il costo diretto, indiretto e il costo-opportunità.

Costo diretto = costo delle ore che il dipendente dedica a svolgere l’attività e di eventuali strumenti che utilizza. Normalmente negli uffici il costo principale sono le ore e gli altri possono essere ignorati.

Costo indiretto = costo degli errori ed effetti collaterali legati allo svolgimento nel modo attuale. Qualunque sia il metodo di svolgimento scelto, è il miglior bilanciamento tra costo diretto e indiretto.

Ad esempio, svolgere delle attività con una certa frequenza è il miglior bilanciamento tra il costo diretto che aumenterebbe se l’attività venisse svolta più spesso e il costo indiretto che aumenterebbe se l’attività venisse svolta più raramente. Ogni processo ha questa voce di costo che deve essere analizzata.

Costo-opportunità = beneficio economico che avresti se il dipendente investisse il tempo liberato in un’attività più importante anziché in quella da automatizzare. Gli esempi più immediati sono i commerciali, il cui tempo liberato è proporzionale al fatturato o chi si occupa di contabilità che potrebbe occuparsi di pianificazione e controllo.

COSTO DEL PROCESSO ATTUALE = costo diretto + costo indiretto + costo-opportunità

Analisi economica dell’automazione

 

Una volta capiti quali sono i costi attuali, dobbiamo andare a vedere come l’automazione impatterà sul processo.

La prima cosa da andare a vedere è il livello di automatizzabilità del processo… ovvero dobbiamo identificare di quale percentuale del processo se ne occuperà l’automazione. 

Siccome non è facile fare questo genere di calcolo (poiché richiede la misurazione di diversi fattori), ti suggerisco di usare il range misurato da McKinsey & Co che dice che oggi in media un’attività si può automatizzare fra il 44-95%. Usa il valore che ritieni più sensato per cominciare.

Come seconda cosa bisogna calcolare qual è l’impatto che l’automazione specifica può avere sugli errori ed effetti collaterali menzionati prima. Infatti, se l’automazione viene realizzata per avere un forte impatto sugli errori, questo potrebbe generare un importante beneficio per l’azienda.

Ad esempio, il nostro cliente ESPE srl (uno dei case study che troverai più avanti) soffriva di blocchi di cantiere e di ordini ai fornitori a causa di un inserimento tardivo dei Documenti Di Trasporto (DDT) nel gestionale da parte del magazziniere. Questi due effetti collaterali generavano all’azienda un costo di circa €250.000 all’anno. 

Automatizzando il processo di inserimento e liberando la risorsa dal data entry, abbiamo garantito che i DDT si trovassero puntualmente nel sistema, eliminando così i costi di questa inefficienza.

L’ultimo costo da stimare è quello di sviluppo e manutenzione dell’automazione.

Purtroppo, questa è l’unica parte che non posso insegnarti. Il costo di un’automazione varia molto a seconda di diversi fattori, quali il tempo di sviluppo, il costo dei programmatori, il tipo processo da automatizzare e gli strumenti da implementare.

Se sei interessato a conoscere quanto potrebbe costarti automatizzare uno specifico processo, offriamo la possibilità di fare uno studio dettagliato.

Usando il metodo che stai leggendo, siamo capaci, con un investimento minimo, di determinare quanto ti costerebbe questa operazione e il Ritorno d’Investimento che ne trarresti.

Puoi fissare una call gratuita per parlarne assieme cliccando su questo link.

Valutiamo l’investimento

Una volta calcolato il costo attuale del processo e fatta l’analisi economica dell’automazione, puoi finalmente calcolare il ROI, e non solo.

Con questi dati, puoi fare le seguenti analisi:

• proiezioni di flussi di cassa e finanziari, così da capire quanti soldi usciranno ed entreranno quando implementerai l’automazione;
• il ritorno d’investimento percentuale (ROI) che l’automazione ti può portare;
• il Valore Attuale Netto (VAN) dell’automazione e quindi che valore economico ha come asset aziendale;
• e il tempo di rientro, cioè quanto tempo devi aspettare prima che l’automazione sia profittevole.

Per fare questi calcoli ti consiglio di utilizzare un foglio di calcolo Excel.

Noi, anziché dover fare questi calcoli da zero ogni volta, abbiamo sviluppato un calcolatore Excel che usiamo internamente per svolgere questi tre passaggi durante ogni consulenza.

Si tratta dello strumento con cui abbiamo stimato:

• un beneficio di €229.800 se ESPE srl avesse automatizzato l’inserimento dei DDT nel gestionale;
• un beneficio di €122.400 se Mensura srl avesse automatizzato l’attività di copia-incolla di dati dai portali assicurativi al gestionale;
• un beneficio di €40.000 se Studio Loffredo avesse automatizzato lo scarico e il carico delle fatture dal portale SDI dell’agenzia delle entrate al gestionale.

Tutti valori misurati e confermati a posteriori dagli imprenditori!

Una volta calcolata una stima del ROI che riceveresti da ogni processo che vorresti automatizzare, bisogna scegliere da dove partire.

Magari starai pensando: “Ma è ovvio! Bisogna partire da quello che porta il ROI più alto!”

Ebbene, noi lo sconsigliamo.

E a breve scoprirai il perché.

Capitolo 4: Da quale automazione partire

A questo punto, se hai trovato attività automatizzabili e che generano pure un profitto, ti basta capire quale devi sviluppare per prima.

Anziché iniziare con quello con il ROI più alto, rischiano di commettere un errore, anche qui ti forniamo il nostro metodo “segreto” per capire quale scegliere…

Parti dall’automazione che porta il maggior ROI nel MINOR TEMPO di sviluppo possibile!

E sei in dubbio tra diverse automazioni valide, scegli sempre quella con il tempo di rientro più basso!

Perché nel minor tempo?

Perché:

1. fai vedere all’intera azienda che l’automazione funziona, che porta risultati e che può portare un beneficio rapido a livello sistemico;
2. inizi a ripagarti l’automazione da subito, cosa che invece non accadrebbe se decidessi di partire da un’automazione con ROI altissimo con anche con tempi di rientro molto lunghi;
3. copri i costi delle automazioni future con i ritorni delle prime, così crei un motore che, una volta acceso, non smette mai di fermarsi.

Perciò quando stai analizzando i processi che vorresti automatizzare, mettili in ordini tenendo in considerazione queste due metriche:

• il ROI;
• il tempo di rientro.

Capitolo 5: sviluppa le automazioni a livello sistemico

Dopo aver implementato la tua prima automazione e ottenuto il tuo primo successo, è ora di continuare ad automatizzare i processi dell’intera azienda!

Per farlo, ti basterà andare in ordine DECRESCENTE, partendo sempre dall’automazione che porta il maggior ROI nel minor tempo.

Noi siamo dei grandi sostenitori del lavorare in sequenza e non in parallelo. 

Questo significa che dovresti sviluppare un’automazione alla volta (o comunque poche), anziché partire con 50 in contemporanea.

Infatti, questo ti permette di focalizzarti e completare ogni progetto rapidamente, iniziando così a ripagarti subito il tuo investimento.

Questo è l’intero sistema a 5 step che abbiamo implementato più e più volte nelle aziende dei nostri clienti, aiutandoli a sviluppare piani di automazione efficaci.

E per dimostrartelo, nel capitolo successivo potrai leggere 3 case study di aziende che, dopo aver collaborato con noi, hanno ricevuto benefici enormi dall’implementazione di automazioni.

Andiamo a vederli.

3 casi di successo di aziende che hanno automatizzato i processi nei loro reparti

Ora è tempo di mostrarti alcuni esempi reali di aziende che hanno automatizzato i loro processi, e dei risultati che hanno ottenuto.

Magari alcuni di queste automazioni sono proprio quelle di cui avresti bisogno nella tua realtà.

ESPE Srl

ESPE srl è un’azienda nata nel 1974 che si specializza nella realizzazione di impianti elettrici e industriali ad alto grado di efficienza e innovazione. Sono tra i primi Energy System Integrator a livello mondiale e, grazie alla loro divisione di ricerca e sviluppo, ha registrato diversi brevetti di impianti eolici.

Problema: L’inserimento in ritardo dei Documenti di Trasporto nel gestionale bloccava ordini e cantieri

Una delle mansioni del magazziniere di ESPE consiste nel caricare dentro al gestionale le bolle/DTT della merce in arrivo o in uscita dal magazzino.

Mappatura del processo svolto manualmente

 

Essendo un’attività onerosa e di basso valore, il magazziniere si era organizzato per accumulare le bolle e inserirle nel fine settimana, così da non interrompere le attività di carico e scarico della merce.

Per quanto apparentemente innocua, l’inefficienza di questo processo generava enormi problemi all’azienda, in quanto:

1. ordini e cantieri subivano dei blocchi o partivano in ritardo a causa dell’assenza delle informazioni necessarie;
2. i fornitori venivano pagati in ritardo, portando a un deterioramento del loro rapporto con ESPE.

Quando abbiamo svolto la nostra analisi siamo stati in grado di far emergere la correlazione tra questi problemi, che erano noti ma non si riusciva a identificarne la causa, e i ritardi di aggiornamento dello stato di magazzino 

Una volta identificata la correlazione è stato inoltre possibile quantificare il danno.

Alla fine, è risultato che quello che inizialmente veniva considerato un fastidioso ma poco rilevante ritardo, causava all’azienda un danno di €250.000 all’anno!

Soluzione: Un’automazione inserisce le bolle tutti i giorni al posto del magazziniere

Inizialmente, ESPE aveva considerato di assumere un nuovo magazziniere. Tuttavia, gli abbiamo proposto un’alternativa più conveniente ed efficace.

Infatti, abbiamo usato la Robotic Process Automation (o RPA) come strumento per il carico giornaliero delle bolle nel gestionale.

Mappatura del processo automatizzato

Con la RPA, abbiamo sviluppato una serie di assistenti “bot” che si occupano di svolgere le azioni manuali che avrebbe dovuto fare il magazziniere:

1. acquisiscono le bolle in automatico partendo dai pdf delle bolle;
2. chiedono conferma al magazziniere che la quantità di merce corrisponda alla quantità scritta nella bolla;
3. inseriscono i valori corretti nel gestionale.

Per migliorare inoltre il processo nel suo complesso, i “bot” partono dalla data presunta di arrivo della merce per verificare se tutte le bolle sono state registrate. Nel caso ne manchi qualcuna, inviano una notifica al magazziniere e al responsabile.

In tal modo, oltre a diminuire il numero di bolle non inserite, è possibile avere immediata evidenza dei ritardi della merce. 

Per l’implementazione di questi “bot”, non è stato necessario modificare alcun processo o strumento interno all’azienda. Abbiamo in questo modo evitato inefficienze o costi aggiuntivi.

Risultato: Niente più blocchi di ordini, cantieri e pagamenti 

Ora che ESPE ha automatizzato questo processo, ha potuto vedere risultati immediati e tempestivi 

L’inserimento quotidiano delle bolle ha eliminato i blocchi degli ordini e di cantiere e dei pagamenti ai fornitori. 

Di conseguenza, sono stati eliminati i costi indiretti che questa inefficienza stava generando. 

Sono migliorati inoltre i rapporti con i fornitori, che vengono pagati più tempestivamente, e le statistiche sulla puntualità della merce.  

Secondo le stime, l’automazione del processo produrrà un beneficio di circa €260.000 l’anno e un risparmio di 150 ore di lavoro l’anno per il magazziniere. 

Dato l’elevato ritorno dal loro investimento, ESPE si è ripagata l’automazione in meno di 3 mesi. 

 

Mensura Srl

Mensura srl è uno studio peritale che sta sviluppando un metodo di lavoro e degli strumenti tecnologici al fine di sbloccare una crescita esponenziale. Ad oggi sono passati da gestire 3 periti a gestirne oltre 20 in un anno.

Problema: La segretaria dedicava 1450 ore all’anno a copiare e incollare dati

Per gestire le perizie che le assicurazioni assegnano allo studio, è necessario accedere al portale delle assicurazioni e copiare tutti i dati dentro al gestionale dello studio e scaricare tutti gli allegati. Allo stesso modo è poi necessario ricaricarli negli stessi portali. 

Questo accadeva perché i due sistemi, i portali delle aziende assicurative e il gestionale dello studio, non potevano comunicare tra di loro e trasferirsi queste informazioni. Di conseguenza, la segretaria dello studio era obbligata a svolgere l’intero processo manualmente. 

Mappatura del processo svolto manualmente

Oltre a essere molto onerosa in termini di tempo (l’attività occupava circa 1450 ore di lavoro all’anno), questo processo ripetitivo e tedioso impediva alla segreteria di occuparsi alcune altre attività fondamentali: 

1. organizzare il lavoro dei periti;
2. organizzare gli appuntamenti dagli assicurati;
3. rispondere alle domande sullo stato delle perizie. 

Soluzione: Un’automazione libera completamente la segretaria da questa attività

Per liberare la segretaria da questo processo routinario e tedioso, abbiamo utilizzato la Robotic Process Automation (RPA) con la quale abbiamo sviluppato una serie di assistenti “bot”, ognuno specializzato nella gestione di una particolare compagnia assicurativa. 

Mappatura del processo automatizzato

Questi assistenti: 

1. accedono ai portali esterni delle aziende assicurative;
2. verificano se sono state assegnate nuove perizie, copiando e incollando le informazioni e scaricando e salvando gli allegati dentro al gestionale dello studio;
3. caricano, una volta pronte, le perizie dei periti nuovamente nei portali delle aziende assicurative. 

Oltre a liberare tempo alla segretaria, questa automazione offre ulteriori vantaggi come l’azzeramento degli errori e una drastica riduzione del costo di svolgimento del processo. 

Risultato: Lo studio sblocca un collo di bottiglia che gli genera un beneficio di €112.400 in un anno 

Ora che Mensura ha questi assistenti “bot”, la segretaria è stata completamente liberata da quelle attività e si può focalizzare sull’organizzare il lavoro dei periti, organizzare gli appuntamenti e rispondere alle domande sullo stato delle perizie. 

Questa automazione, insieme ad altre, ha permesso allo studio di passare da gestire tre periti a oltre venti in un anno, senza aumentare lo staff amministrativo. 

Studio commercialista Loffredo 

Lo studio Loffredo è uno studio commercialista tradizionale che ha deciso negli ultimi anni di investire nella digitalizzazione dei suoi processi e servizi per differenziarsi. Grazie agli sforzi del titolare, il Dottor Loffredo, lo studio è stato proclamato da Osservatori.net, l’osservatorio del Politecnico di Milano, uno dei 10 studi più digitalizzati d’Italia.

Problema: Il personale dello studio perde 550 ore all’anno a scaricare e caricare fatture

Come ogni Studio commercialista nella Nazione, lo studio del Dottor Loffredo presenta un enorme quantità di processi ripetitivi e di basso valore che il personale è obbligato a svolgere manualmente. Specialmente negli ultimi anni, in cui il governo ha aumentato le responsabilità e le mansioni che i commercialisti devono svolgere per assicurare che i loro clienti siano a posto a livello fiscale. 

Nello specifico, una delle attività che occupava molto tempo era quello di scaricare dal portale dello SDI dell’Agenzia delle Entrate le fatture dei clienti, per poi inserirle nel gestionale dello studio. 

Attività che viene automatizzata solo parzialmente dagli attuali gestionali a disposizione degli studi. 

Mappatura del processo svolto manualmente

Questa attività occupava 550 ore all’anno ai collaboratori e veniva svolta solo in prossimità delle scadenze. 

La mancanza di tempo disponibile per svolgere questa mansione portava a un accumulo del lavoro a ridosso delle scadenze. 

Ciò generava due effetti negativi allo studio: 

1. il primo era un aumento degli straordinari che il personale doveva fare in prossimità delle scadenze, poiché lo studio avrebbe ricevuto penali se le fatture non fossero state contabilizzate per tempo;
2. il secondo era l’impossibilità di avere la contabilità sempre aggiornata per fare analisi puntuali per i clienti e fornire consulenza strategica ai clienti.

Una sua stima dell’impatto economico di questo processo, successivamente confermata dalla nostra analisi, è che questa attività gli stesse costando circa €50.000 all’anno! 

In cerca di una soluzione, il dott. Loffredo si è rivolto a noi per trovare un sistema che svolgesse questo processo in automatico. 

Soluzione: Sviluppo di due robot RPA che automatizzano l’intero processo 

Per affrontare questa sfida, abbiamo usato la Robotic Process Automation come strumento per automatizzare l’intero processo. 

Abbiamo realizzato due Robot che avrebbero svolto le stesse attività ripetitive fatte dal personale dello studio. 

Mappatura del processo automatizzato

Il primo, accede al portale dello SDI, usando le credenziali fornitele, e scarica tutte le fatture presenti nei cassetti fiscali di ogni cliente;

Il secondo, accede con le credenziali al software gestionale dello studio (in questo caso TeamSystem) e inserisce le fatture scaricate. 

Il processo viene iterato più volte al fine di garantire che anche eventuali fatture in ritardo, vengano correttamente scaricate.

Risultato: 550 ore-uomo risparmiate e un beneficio di €40.000 già il primo anno

Dopo aver attivato le due automazioni, le risorse impegnate in quel processo sono state completamente liberate. 

Inoltre, c’è stato un’immediata riduzione degli straordinari, poiché il processo automatizzato ha ridotto il carico di lavoro. 

Infine, lo Studio ha potuto aumentare la sua gamma di servizi, offrendo ai suoi clienti consulenze a più alto valore aggiunto che prima non avrebbe potuto svolgere. 

Nel complesso, lo studio ha risparmiato 550 ore all’anno e ottenuto un beneficio di quasi €40.000 già il primo anno.

Conclusione

Grazie mille per aver letto questa guida.

In questo momento sei un passo più avanti rispetto alla maggioranza degli imprenditori e manager italiani, che non sanno dell’esistenza di questo genere di tecnologie e soluzioni.

Da come hai potuto vedere, oggi esiste un nuovo modello di crescita per le aziende, che non prevede la continua ricerca e assunzione di personale: l’automazione anche dei processi amministrativi.

L’eliminazione del tempo e delle risorse dedicate a certi processi che causano il rallentamento della crescita, permette di aumentare la produttività e focalizzare tutte le energie nella crescita e nella soddisfazione di clienti, dipendenti e fornitori.

Fortunatamente, l’automazione può aiutarti a eliminare questi processi e adesso hai anche a disposizione il nostro sistema a 5 step per guidarti nel processo.

In questo momento, hai davanti a te due opzioni fra cui scegliere.

La PRIMA consiste nel prendere i contenuti presenti in questa guida, implementarli da solo nei tuoi processi e trasformare completamente la produttività presente nella tua azienda.

Questa opzione richiede però una serie di investimenti quali l’assunzione di uno staff dedicato allo sviluppo della RPA, il tempo dedicato alla formazione, l’acquisto degli strumenti di sviluppo e il rischio di fare qualche errore nel processo di implementazione.

La SECONDA opzione consiste nell’appoggiarti a un’azienda specializzata che sviluppi per te queste automazioni (noi!).

Lavorando con Digital Automations, non dovrai investire in alcun software, fare assunzioni e formazioni costose e prenderti il carico dei rischi di fare errori che potrebbero danneggiare i tuoi processi.

Infatti, ci occuperemo noi di implementare l’intero sistema a 5 step, cosicché tu possa trarne il massimo beneficio nel minor tempo possibile.

Se sei interessato a lavorare con noi, prenota ora la tua consulenza gratuita da 45 minuti, in cui potrai chiarire i tuoi dubbi quali:

• questa soluzione fa al caso mio?
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