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Automazione dei processi aziendali: cos’è e come aiuta il tuo business

Ago 31, 2020

Non importa il settore, la dimensione o la tipologia di servizi e prodotti che offre la tua azienda: automatizzare i processi aziendali è una tappa essenziale per la crescita di qualsiasi progetto imprenditoriale.
Ma cosa si intende con questo termine? E quali sono i vantaggi che l’automazione dei processi aziendali può portare? Facciamo un po’ di chiarezza.

Cosa sono i processi aziendali

Un processo aziendale è “un insieme di attività correlate, finalizzate al raggiungimento di un obiettivo, che creano valore trasformando delle risorse (input) in un prodotto finale (output) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda”. (Fonte: Wikipedia.)

Proviamo a ragionare insieme su un esempio semplice.
Per preparare una torta al limone avrai bisogno di ingredienti come zucchero e farina, che secondo la definizione di cui sopra potremmo chiamare input. La ricetta – e cioè il processo – prevede che li mescoli nelle giuste dosi, li metti in forno e li cucini fino a ottenere la tua torta, ovvero l’output. Seguire con attenzione tutti i passaggi ti consentirà di raggiungere il tuo obiettivo finale di mangiare la torta.

Ora che abbiamo chiarito cosa sono i processi mettiamo la torta da parte, e torniamo a parlare di business. Di norma ogni attività che compone un processo aziendale viene assegnata a una risorsa specifica che dovrà svolgere il proprio compito – in gergo, task – in maniera efficiente. Questo significa strutturare il processo in funzione dell’obiettivo strategico previsto.

Ma quali sono le caratteristiche di un processo aziendale efficace? Esso deve, in linea di massima:

  • avere un punto di partenza e un punto di arrivo ben definiti, oltre a un numero specifico di passaggi;
  • essere ripetibile per un numero indefinito di volte;
  • creare valore aggiunto sia per le singole attività di reparto che per l’azienda;
  • essere flessibile e adattarsi ai cambiamenti senza influenzare, o rallentare, l’operatività delle risorse coinvolte.

Di processi aziendali ne esistono a decine ma, per semplicità, possiamo dividerli per aree di applicazione.

Tipologie di processi aziendali

I processi aziendali primari sono le attività fondamentali attraverso le quali l’impresa fornisce al proprio cliente il prodotto o servizio richiesto.

Esistono poi i processi aziendali di supporto, che danno man forte alle operazioni quotidiane di un’organizzazione e favoriscono la creazione di un ambiente efficiente, in cui i processi primari siano efficaci: la formazione delle risorse umane, la manutenzione, l’approvvigionamento, la gestione del sistema informativo, etc.

Infine abbiamo i processi aziendali di gestione che riguardano il management aziendale. Oltre alla pianificazione degli obiettivi di business, questi ultimi presuppongono anche il monitoraggio e il controllo di tutte le altre tipologie di attività.

Perché i processi aziendali sono importanti?

I processi aziendali, se organizzati e monitorati a dovere, costituiscono l’ancora di salvezza per qualsiasi azienda e consentono di semplificare le singole attività, assicurando un utilizzo ottimale delle risorse.

Processi efficaci portano con sé risultati importanti:

  • riducono le spese e i rischi grazie alla pianificazione del lavoro basata sull’analisi dello storico dell’azienda;
  • limitano l’errore umano poiché i compiti vengono assegnati a risorse specializzate;
  • migliorano la produttività dell’azienda attraverso la mappatura delle attività;
  • migliorano l’efficienza temporale, riducendo al minimo il tempo impiegato indeterminate attività.

L’automazione dei processi massimizza ulteriormente l’efficacia, permettendoti di ottenere benefici tangibili per la tua impresa.

Automazione dei processi aziendali: i vantaggi di una gestione snella

Pensa alla tua azienda e a quanto potrebbe essere più produttiva con l’implementazione di pochi e semplici processi automatici, indipendenti dalla supervisione tua o delle risorse umane.

Questo scenario, solo all’apparenza futuristico, è quello che definiamo automazione aziendale, che si verifica quando alcune attività – o di gruppi di attività – vengono affidate a specifici strumenti digitali. Queste soluzioni tecnologiche operano in maniera autonoma, senza l’impiego di risorse umane dedicate.

È possibile automatizzare ogni attività quotidiana, manuale e ripetitiva, svolta da uno qualsiasi dei reparti della tua azienda – che si tratti di marketing, finanza, vendite o amministrazione – con non pochi benefici. Ma procediamo per gradi.

automazione aziendale quando e come

Automazione aziendale: quando e come?

Di solito l’automazione dei processi aziendali viene presa in considerazione quando il rapporto tra costi e ricavi inizia a non essere molto positivo. In altri casi subentra per migliorare la produttività di un’azienda, o per ridurre i costi legati alle risorse umane, spesso troppo elevati. La verità è che non bisogna mai partire dalla soluzione desiderata (come ad esempio l’esigenza di spendere meno o di produrre di più), ma al contrario dall’individuazione della causa. Come mai i costi sono alti? Perché la produttività non è soddisfacente?

Per questa ragione un’attenta automazione dei processi aziendali ha bisogno di avere alle sue spalle un’attenta analisi dell’impresa, la definizione delle attività ad alta dispersione di tempo e risorse e l’individuazione dei processi digitalizzabili.

In questo percorso verso il cambiamento ti consigliamo di lasciarti guidare da uno specialista – chiamato automator o automation coach – il cui compito è quello di aiutarti a individuare le attività che vale la pena ottimizzare con l’ausilio della tecnologia.

Un automation coach ti aiuta a capire quali strumenti digitali fanno al caso tuo, a integrare rapidamente le soluzioni tecnologiche alle attività aziendali e a progettare il futuro del tuo business.

Tutti i vantaggi dell’automazione dei processi aziendali

L’automazione aziendale comporta numerosi benefici per la tua attività. Ma quali sono nello specifico?

  1. Riduzione dei costi. L’automazione dei processi aziendali minimizza le spese burocratiche e i costi di revisione o manutenzione.
  2. Risparmio di tempo. L’automazione aziendale semplifica le operazioni quotidiane ricorrenti, favorisce un’elaborazione più rapida di attività voluminose e riduce i tempi di consegna.
  3. Miglioramento del flusso di lavoro. La riduzione dei costi e del tempo impiegato nell’esecuzione delle attività operative porta a una migliore efficienza del flusso di lavoro. Ciò consente alle risorse umane di concentrare la propria attenzione su compiti di maggiore valore.
  4. Riduzione dell’errore umano. Gli esseri umani tendono a sbagliare, specie quando compiono attività monotone e ripetitive. L’automazione elimina la possibilità di errori e ti garantisce grande precisione.
  5. Maggiore produttività delle risorse umane. L’automazione consente alle risorse umane di guadagnare tempo per impegnarsi in attività più gratificanti. E i dipendenti soddisfatti tendono a lavorare meglio e a essere più produttivi.

Il lavoro dell’Automation Coach è proprio quello di guidare imprenditori e professionisti nel migliorare ed ottimizzare la gestione dei processi all’interno delle loro aziende, proponendo sempre la soluzione migliore in termini di rapporto fra costi e benefici.

 

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