Ma cosa si intende con questo termine? E quali sono i vantaggi che l’automazione dei processi aziendali può portare? Facciamo un po’ di chiarezza.
Cosa sono i processi aziendali
Un processo aziendale è “un insieme di attività correlate, finalizzate al raggiungimento di un obiettivo, che creano valore trasformando delle risorse (input) in un prodotto finale (output) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda”. (Fonte: Wikipedia.)
Proviamo a ragionare insieme su un esempio semplice.
Per preparare una torta al limone avrai bisogno di ingredienti come zucchero e farina, che secondo la definizione di cui sopra potremmo chiamare input. La ricetta – e cioè il processo – prevede che li mescoli nelle giuste dosi, li metti in forno e li cucini fino a ottenere la tua torta, ovvero l’output. Seguire con attenzione tutti i passaggi ti consentirà di raggiungere il tuo obiettivo finale di mangiare la torta.
Ora che abbiamo chiarito cosa sono i processi mettiamo la torta da parte, e torniamo a parlare di business. Di norma ogni attività che compone un processo aziendale viene assegnata a una risorsa specifica che dovrà svolgere il proprio compito – in gergo, task – in maniera efficiente. Questo significa strutturare il processo in funzione dell’obiettivo strategico previsto.
Ma quali sono le caratteristiche di un processo aziendale efficace? Esso deve, in linea di massima:
- avere un punto di partenza e un punto di arrivo ben definiti, oltre a un numero specifico di passaggi;
- essere ripetibile per un numero indefinito di volte;
- creare valore aggiunto sia per le singole attività di reparto che per l’azienda;
- essere flessibile e adattarsi ai cambiamenti senza influenzare, o rallentare, l’operatività delle risorse coinvolte.
Di processi aziendali ne esistono a decine ma, per semplicità, possiamo dividerli per aree di applicazione.
Tipologie di processi aziendali
I processi aziendali primari sono le attività fondamentali attraverso le quali l’impresa fornisce al proprio cliente il prodotto o servizio richiesto.
Esistono poi i processi aziendali di supporto, che danno man forte alle operazioni quotidiane di un’organizzazione e favoriscono la creazione di un ambiente efficiente, in cui i processi primari siano efficaci: la formazione delle risorse umane, la manutenzione, l’approvvigionamento, la gestione del sistema informativo, etc.
Infine abbiamo i processi aziendali di gestione che riguardano il management aziendale. Oltre alla pianificazione degli obiettivi di business, questi ultimi presuppongono anche il monitoraggio e il controllo di tutte le altre tipologie di attività.
Perché i processi aziendali sono importanti?
I processi aziendali, se organizzati e monitorati a dovere, costituiscono l’ancora di salvezza per qualsiasi azienda e consentono di semplificare le singole attività, assicurando un utilizzo ottimale delle risorse.
Processi efficaci portano con sé risultati importanti:
- riducono le spese e i rischi grazie alla pianificazione del lavoro basata sull’analisi dello storico dell’azienda;
- limitano l’errore umano poiché i compiti vengono assegnati a risorse specializzate;
- migliorano la produttività dell’azienda attraverso la mappatura delle attività;
- migliorano l’efficienza temporale, riducendo al minimo il tempo impiegato indeterminate attività.
L’automazione dei processi massimizza ulteriormente l’efficacia, permettendoti di ottenere benefici tangibili per la tua impresa.
Automazione dei processi aziendali: i vantaggi di una gestione snella
Pensa alla tua azienda e a quanto potrebbe essere più produttiva con l’implementazione di pochi e semplici processi automatici, indipendenti dalla supervisione tua o delle risorse umane.
Questo scenario, solo all’apparenza futuristico, è quello che definiamo automazione aziendale, che si verifica quando alcune attività – o di gruppi di attività – vengono affidate a specifici strumenti digitali. Queste soluzioni tecnologiche operano in maniera autonoma, senza l’impiego di risorse umane dedicate.
È possibile automatizzare ogni attività quotidiana, manuale e ripetitiva, svolta da uno qualsiasi dei reparti della tua azienda – che si tratti di marketing, finanza, vendite o amministrazione – con non pochi benefici. Ma procediamo per gradi.
Automazione aziendale: quando e come?
Di solito l’automazione dei processi aziendali viene presa in considerazione quando il rapporto tra costi e ricavi inizia a non essere molto positivo. In altri casi subentra per migliorare la produttività di un’azienda, o per ridurre i costi legati alle risorse umane, spesso troppo elevati. La verità è che non bisogna mai partire dalla soluzione desiderata (come ad esempio l’esigenza di spendere meno o di produrre di più), ma al contrario dall’individuazione della causa. Come mai i costi sono alti? Perché la produttività non è soddisfacente?
Per questa ragione un’attenta automazione dei processi aziendali ha bisogno di avere alle sue spalle un’attenta analisi dell’impresa, la definizione delle attività ad alta dispersione di tempo e risorse e l’individuazione dei processi digitalizzabili.
In questo percorso verso il cambiamento ti consigliamo di lasciarti guidare da uno specialista – chiamato automator o automation coach – il cui compito è quello di aiutarti a individuare le attività che vale la pena ottimizzare con l’ausilio della tecnologia.
Un automation coach ti aiuta a capire quali strumenti digitali fanno al caso tuo, a integrare rapidamente le soluzioni tecnologiche alle attività aziendali e a progettare il futuro del tuo business.
Tutti i vantaggi dell’automazione dei processi aziendali
L’automazione aziendale comporta numerosi benefici per la tua attività. Ma quali sono nello specifico?
- Riduzione dei costi. L’automazione dei processi aziendali minimizza le spese burocratiche e i costi di revisione o manutenzione.
- Risparmio di tempo. L’automazione aziendale semplifica le operazioni quotidiane ricorrenti, favorisce un’elaborazione più rapida di attività voluminose e riduce i tempi di consegna.
- Miglioramento del flusso di lavoro. La riduzione dei costi e del tempo impiegato nell’esecuzione delle attività operative porta a una migliore efficienza del flusso di lavoro. Ciò consente alle risorse umane di concentrare la propria attenzione su compiti di maggiore valore.
- Riduzione dell’errore umano. Gli esseri umani tendono a sbagliare, specie quando compiono attività monotone e ripetitive. L’automazione elimina la possibilità di errori e ti garantisce grande precisione.
- Maggiore produttività delle risorse umane. L’automazione consente alle risorse umane di guadagnare tempo per impegnarsi in attività più gratificanti. E i dipendenti soddisfatti tendono a lavorare meglio e a essere più produttivi.
Il lavoro dell’Automation Coach è proprio quello di guidare imprenditori e professionisti nel migliorare ed ottimizzare la gestione dei processi all’interno delle loro aziende, proponendo sempre la soluzione migliore in termini di rapporto fra costi e benefici.
