Come uno studio commercialista sta risparmiando € 30.024 l’anno con l’automazione digitale (Case Study)

Mag 19, 2021

Se lavori in uno Studio Commercialista o conosci come operano, saprai che ogni fine mese o trimestre sono sempre di fretta.

Il motivo è che devono scaricare e organizzare tutte le fatture dei loro clienti entro una certa data. Se la ignorano, devono pagare multe costose e sorbirsi clienti irritati.

Abbiamo sviluppato un robot RPA che automatizza l’intero processo di scaricamento delle fatture dal portale dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo, gli Studi possono risparmiare tempo, risorse e multe indesiderate.

Continua a leggere per scoprire come opera.

Introduzione

Abbiamo sviluppato questa automazione per un nostro cliente commercialista. L’obiettivo era quello di automatizzare lo scarico delle fatture dei clienti dal portale dell’Agenzia delle Entrate.

Cosa veniva fatto prima

Il personale dello studio dedicava 15 ore ogni mese ad:

  1. andare sul portale dell’Agenzia delle Entrate…
  2. entrare nel cassetto fiscale di ogni cliente…
  3. verificare la presenza di fatture da scaricare…
  4. scaricarle…
  5. e infine metterle nella cartella apposita del cliente.

Come avrai intuito, un processo che fa sprecare un sacco di tempo.

Il problema principale però è che questa attività creava un collo di bottiglia che danneggiava lo studio.

Infatti, questa attività veniva concentrata alla fine di ogni mese o trimestre e si traduceva in una mancanza della contabilità aggiornata per il cliente.

Questo significava non poter offrire consulenza fiscale, un servizio di alta qualità dello studio.

Cosa fa l’automazione adesso

Grazie all’automazione che Digital Automations ha sviluppato, tutti questi task sono stati completamente svincolati dell’intervento umano. Infatti, la RPA:

  1. entra sul portale dell’Agenzia;
  2. accede con le credenziali del commercialista delegato;
  3. per ogni azienda impostata, verifica se ci sono fatture;
  4. controlla se sono state già scaricate o meno;
  5. scarica le fatture nuove;
  6. esce dal portale appena non ne trova di nuove;
  7. infine, posiziona ogni fattura nell’apposita cartella di ogni cliente e le divide per tipo.

Il costo dell’automazione

Lo sviluppo, la manutenzione e l’utilizzo di questa specifica automazione costa allo studio 350 € al mese

I risultati ottenuti

Dall’Analisi Iniziale svolta per lo studio, abbiamo calcolato (e poi loro lo hanno verificato in profondità dato che sono commercialisti) che questa attività gli stava costando €30.024 l’anno, tra costi diretti e indiretti!

L’automazione ha permesso allo Studio di godere di diversi benefici fra cui:

  • un risparmio di 15 ore al mese che ora può dedicare ad attività di maggior valore;
  • la possibilità di offrire servizi premium ai clienti per i quali la sua professionalità è valorizzata;
  • l’eliminazione degli sprechi di tempo legati agli errori umani fatti durante questa operazione manuale (cosa che il programma non commette);
  • l’aumento della qualità del servizio al cliente.

A questo punto il Ritorno d’Investimento del primo anno è abbastanza facile:

€ 30.024 beneficio il primo anno

€ (350*12)= € 4.200 costo il primo anno

(beneficio – costo) / investimento = 615%

 

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