Come Studio Epica ha automatizzato i processi contabili con la Robotic Process Automation

Sfida iniziale: I collaboratori devono registrare manualmente 12.000 fatture di un singolo cliente

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Studio Epica è uno studio professionale multidisciplinare che opera nel settore della consulenza aziendale, fiscale e legale, con un staff di commercialisti, avvocati e consulenti d’impresa. Grazie all’esperienza consolidata nel supporto a PMI e professionisti, lo studio mette al centro la qualità del servizio, la precisione delle attività tecniche e l’efficienza operativa. I collaboratori gestiscono quotidianamente una mole consistente di documenti, dati e scadenze amministrative, in un contesto in continua evoluzione normativa.

Prima dell’introduzione dell’automazione, Studio Epica si trovava a gestire la registrazione manuale delle fatture per un cliente di grandi dimensioni, che annualmente produceva oltre 12.000 fatture. Ogni documento richiedeva di essere registrato uno ad uno all’interno del gestionale contabile, replicando ogni volta una sequenza di operazioni standardizzate.

La gestione manuale di questo processo rappresentava un significativo collo di bottiglia. Infatti, consumava troppo tempo e risorse ai collaboratori. In più, l’alto volume e la pressione delle scadenze aumentavano la probabilità di errori, ritardi e necessità di straordinari. Infine, rendeva impossibile per lo studio gestire la contabilità di clienti più grandi senza assumere nuovo personale.

Soluzione adottata: Analisi iniziale e automazione del processo di contabilizzazione delle fatture

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Studio Epica si affidato all’esperienza di Digital Automations, azienda di  consulenza e implementazione IT specializzata in automazione dei processi aziendali.

Nella prima fase del progetto, abbiamo svolto un’analisi preliminare dei processi contabili dello studio. In queste due giornate presso la loro sede, i nostri consulenti hanno intervistato il personale coinvolto, esaminato il gestionale utilizzato e identificato principali colli di bottiglia.

Poi, abbiamo consegnato un report contenente una lista di processi automatizzabili insieme a una stima di:

• costi di implementazione;
• calcolo del beneficio di tempo e denaro;
• stima del ritorno d’investimento e tempo di rientro.

In questo modo, i partner di Studio Epica hanno potuto decidere quali processi amministrativi automatizzare aumentare l’efficienza operativa.

Una volta concordato sullo scope del progetto, abbiamo sviluppato per Studio Epica una serie di bot realizzati con la Robotic Process Automation.

Come abbiamo implementato l’automazione per la contabilizzazione delle fatture in Studio Epica

Nel caso della registrazione contabile, abbiamo progettato il sistema per  replicare fedelmente le operazioni che i collaboratori prima svolgevano manualmente:

• Il bot accede in autonomia al gestionale tramite credenziali dedicate.

• Si sposta nell’area di prima nota, filtra la tabella per individuare solo le fatture del cliente di grandi dimensioni.

• Per ciascuna fattura, esegue le verifiche previste, ne registra i dati e procede con la contabilizzazione, ripetendo il ciclo per tutte le fatture caricate nella settimana.

• Una volta completata l’attività, genera un report sintetico delle operazioni svolte, notificando il personale e si prepara per la successiva elaborazione programmata.

Il bot lavora in autonomia con la stessa precisione di un operatore esperto, ma senza interruzioni, errori o rallentamenti.

Altri processi amministrativi automatizzati con la Robotic Process Automation

L’analisi iniziale ha fatto emergere ulteriori colli di bottiglia che generavano sprechi di tempo e rischi operativi nello studio. Grazie alle simulazioni di costo-beneficio, Studio Epica ha scelto di investire nell’automazione di altri tre processi chiave, ottenendo benefici concreti e immediati:

• Aggiornamento automatico delle anagrafiche fornitori: Il bot verifica in automatico la presenza e la correttezza delle anagrafiche dei fornitori ogni volta che vengono ricevute nuove fatture, aggiornando i dati direttamente nel gestionale senza intervento manuale. Questo elimina attività ripetitive e riduce gli errori che potevano causare blocchi nel flusso di lavoro contabile.

• Gestione automatica delle deleghe ai cassetti fiscali dei clienti: Il sistema controlla le scadenze delle deleghe ai cassetti fiscali e avvia in autonomia le procedure per il rinnovo, notificando il cliente in modo proattivo. Lo studio ha così azzerato il rischio di perdere l’accesso ai dati fiscali dei clienti, migliorando il servizio e la reputazione.

• Controllo sistematico della presenza delle fatture nel gestionale: Il bot esegue controlli incrociati tra i dati presenti nei cassetti fiscali e quelli del gestionale, segnalando eventuali documenti mancanti o incongruenze prima della chiusura contabile. In questo modo, la qualità e la completezza della contabilità sono sempre garantite, riducendo al minimo il rischio di errori e di sanzioni.

Risultati: 1100 ore di registrazione manuale risparmiate ogni anno 

Automatizzare i processi contabili ha avuto un impatto significativo per Studio Epica. Il bot di contabilizzazione fatture ha liberato circa 1100 ore di lavoro all’anno ai collaboratori, equivalenti a più di sei mesi di lavoro di una risorsa a tempo pieno.

In termini economici, il sistema ha generato un risparmio annuo di €42.600. In più, lo studio si è ripagato l’investimento in appena 1 mese, con un ROI stimato del 1420% sul primo anno.

Oltre al risparmio di tempo e denaro, lo studio ha beneficiato di un processo più preciso e affidabile. I bot implementati operano in modo costante, eliminando errori di distrazione e garantendo che ogni attività venga completata entro le scadenze. Infine, i  collaboratori possono concentrarsi su compiti di maggior valore, cosa che ha migliorato la soddisfazione del team e la qualità del servizio offerto dallo studio.

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