Automazione processi amministrativi turismo B2B: il caso GDSM Global GSA

Nel settore del turismo B2B, l’efficienza amministrativa rappresenta un fattore strategico per la competitività commerciale. GDSM Global GSA stava attraversando una fase di espansione significativa, tuttavia i processi amministrativi risultavano sovraccaricati.

L’azienda non aveva trovato soluzioni software alternative adatte e doveva nel frattempo risolvere un problema concreto: ridurre i costi operativi e sbloccare il reparto amministrativo, evitando che diventasse un collo di bottiglia per la crescita.

La sfida iniziale

GDSM Global GSA (Global Distribution Sales & Marketing Srl) è una società di rappresentanza specializzata nel settore turistico, attiva principalmente sui mercati italiano e spagnolo.

Si propone come partner B2B per lo sviluppo commerciale di brand internazionali, con un forte focus su autonoleggio, compagnie aeree e altri servizi travel. Il modello di business ibrido combina le caratteristiche di un’agenzia tradizionale con quelle di un distributore B2B: da un lato gestisce rapporti diretti con i fornitori, dall’altro mette a disposizione delle agenzie una piattaforma proprietaria per prenotazioni e transazioni.

Grazie a questo modello, GDSM ha conosciuto una crescita costante, che li ha portati a cercare una soluzione che gli permettesse di snellire alcuni processi amministrativi, poiché software attuali gestivano alcuni processi ancora in modo manuale.
Per questa ragione, la direzione ha deciso di contattarci per valutare quali processi amministrativi poter automatizzare per alleggerire l’amministrazione e sostenere la crescita senza aumentare l’organico.

Analisi iniziale

Prima di mettere mani sui loro processi e realizzare una qualsiasi soluzione tecnologica, in Digital Automations abbiamo condotto un’analisi approfondita dei processi aziendali del cliente. In due giornate in presenza negli uffici di Global GSA, i nostri consulenti esperti in automazione hanno:

• mappato i processi dell’ufficio amministrativo, analizzando i flussi tra fornitori, agenzie partner e reparti interni;
• intervistato responsabili commerciali e amministrativi;
• organizzato sessioni di lavoro con il team contabile;
• analizzato i software e strumenti in utilizzo.

L’analisi ci ha permesso di identificare colli di bottiglia critici. In particolare, due processi generavano costi elevati, errori frequenti e perdite di tempo significative.

Processo 1: Controllo degli statement fornitori (AS-IS)

Il primo collo di bottiglia riguardava il controllo degli statement inviati mensilmente dai fornitori. Ogni mese, 17-18 fornitori trasmettevano file diversi, in 8 formati eterogenei.

Il team amministrativo era costretto a riorganizzare manualmente i dati: accorpare file, uniformare valute, aggiungere colonne per i controlli sulle commissioni, verificare i margini con i tassi di cambio della Banca d’Italia.

Questa attività impegnava il personale per 1398 ore/anno, con un costo operativo stimato in €121.104/anno.

Processo 2: Saldo delle fatture (AS-IS)

Il secondo processo critico era il saldo delle fatture.

Gli operatori esportavano dal software gestionale due file Excel distinti (uno per le commissioni e uno per i pagamenti diretti), che poi venivano consolidati manualmente. Successivamente, migliaia di bonifici venivano copiati uno per uno nel portale di remote banking.

Il tempo complessivo richiesto era di 432 ore/anno, con un costo annuo di €30.736.

La manualità introduceva errori frequenti: circa il 10% delle righe presentava anomalie dovute a IBAN mancanti o errati, scadenze non allineate e dati incoerenti.

Questi problemi si traducevano in alcuni ritardi nei pagamenti e scarsa tracciabilità. Per il personale amministrativo, significava lavorare sotto costante pressione e con alto rischio di errore.

Le soluzioni implementate

A seguito dei risultati dell’analisi, il management di Global GSA ha compreso che intervenire subito era fondamentale per liberare capacità nel reparto amministrativo e supportare la crescita. Hanno quindi avviato un progetto di automazione mirata ai due processi identificati.

Per poter progettare le soluzioni, i nostri consulenti hanno prima dedicato tempo a reingegnerizzare i processi, in modo da ottimizzarli e renderli facilmente automatizzabili.

Processo 1: Controllo degli statement fornitori (TO-BE)

Abbiamo realizzato un’automazione che acquisisce automaticamente i file inviati dai fornitori, indipendentemente dal formato, e li riorganizza in uno schema dati standard.

I controlli su commissioni, costi e parametri chiave avvengono ora in automatico, con calcoli di marginalità aggiornati alle ultime conversioni valutarie.

Il team riceve report chiari con l’evidenza solo delle discrepanze: questo permette di concentrarsi unicamente sulle eccezioni, risparmiando tempo e riducendo al minimo il rischio di errore.

Il lavoro che prima richiedeva settimane viene oggi completato in poche ore.

Processo 2: Saldo delle fatture (TO-BE)

Il secondo processo è stato automatizzato attraverso un bot che legge i file Excel provenienti da software gestionale e aggrega in autonomia le voci di pagamento per singola agenzia.

Il sistema esegue controlli automatici sugli IBAN e isola eventuali anomalie prima di procedere.

Infine, genera un unico file in formato SEPA/XML, pronto per l’import massivo sul portale bancario. In questo modo, gli amministrativi possono fare un unico bonifico, senza dover ripetere la procedure per centinaia di volte.

Il ruolo del personale si riduce alla sola supervisione e al caricamento del file, eliminando il lavoro manuale e il rischio di errori ricorrenti.

Risultati: Riduzione dei costi operativi e maggiore efficienza

L’automazione dei due processi ha generato benefici immediati e misurabili, sia per l’amministrazione che per l’intero business.

Processo 1: Controllo degli statement fornitori

• 1118 ore/anno liberate, che prima erano dedicate ad attività ripetitive di ricomposizione e controllo dati.
• Rendicontazione più rapida e precisa, che consente alle agenzie partner di conoscere i propri margini in tempi molto più brevi e con maggiore affidabilità.

Processo 2: Saldo delle fatture

• 324 ore/anno risparmiate grazie all’eliminazione dell’inserimento manuale dei bonifici.
• Errori ridotti del 70% grazie ai controlli automatici su IBAN e anomalie.
• Pagamenti più puntuali e con maggiore tracciabilità.

Benefici complessivi

• 1442 ore/anno liberate, con un team amministrativo finalmente in grado di concentrarsi su attività a valore.
• ROI inferiore a 6 mesi, con ritorno dell’investimento più rapido del previsto.
• Maggiore soddisfazione delle agenzie partner, che vedono i propri guadagni più velocemente e sono incentivate a incrementare i volumi di acquisto.
• Processi standardizzati, tracciabili e un clima interno migliorato grazie alla riduzione di stress e margini di errore.

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