Automazione relazioni tecniche: come Tecam ha trasformato la sua officina con gli AI Agents

Sfida iniziale: La necessità di digitalizzare i processi in officina

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Tecam SRL è un’azienda italiana fondata nel 1992 e specializzata nell’assistenza e riparazione delle attrezzature per l’igiene urbana. Nel corso degli anni, l’azienda si è affermata come punto di riferimento nel settore grazie alla qualità del servizio e alla professionalità dei tecnici. Tuttavia, il team tecnico affrontava quotidianamente sfide operative dovute alla redazione manuale delle relazioni tecniche.

Ogni attrezzatura che entrava in officina richiedeva che ciascun caporeparto redigesse un rapporto tecnico giornaliero, dettagliato e preciso, per documentare le operazioni svolte e fornire una comunicazione chiara ai clienti. Tuttavia, a causa del lavoro manuale, dei tempi limitati e del fatto che i meccanici, spesso con le mani sporche di olio, trovavano estremamente scomodo e impraticabile scrivere manualmente le relazioni, i rapporti risultavano spesso incompleti, inaccurati o poco dettagliati. Questa situazione comprometteva la qualità del servizio percepito dai clienti e creava inefficienze operative interne rilevanti, rallentando i processi decisionali e la gestione delle attività amministrative.

Soluzione adottata: Analisi iniziale e automazione scrittura relazioni tecniche con AI Agents

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Per affrontare queste problematiche, Tecam ha deciso di affidarsi all’esperienza e alle competenze di Digital Automations, azienda specializzata in consulenza e implementazione IT. La prima fase del progetto è consistita in una dettagliata analisi preliminare, durante la quale gli esperti di Digital Automations hanno intervistato il personale coinvolto, esaminato attentamente i software e gli strumenti utilizzati in officina, e identificato i processi inefficienti e i colli di bottiglia.

Una volta completata l’analisi, Digital Automations ha proposto una soluzione personalizzata basata su AI Agents, progettata su misura per automatizzare le relazioni tecniche e adattarsi perfettamente ai flussi operativi già esistenti. Considerando la specifica esigenza dei tecnici di comunicare verbalmente, la soluzione ha previsto l’installazione di microfoni sui totem presenti in officina e la possibilità di effettuare registrazioni vocali direttamente da dispositivi mobili. Questa modalità ha consentito ai meccanici di spiegare comodamente a voce, utilizzando un linguaggio naturale, le operazioni svolte senza dover interrompere il lavoro manuale.

Queste registrazioni audio vengono successivamente caricate in automatico su una piattaforma dedicata, dove vengono trascritte ed elaborate da un’AI. Per garantire la massima accuratezza e precisione nelle trascrizioni, Digital Automations ha sviluppato anche un dizionario tecnico specifico, calibrato sulle terminologie tecniche utilizzate dai meccanici di Tecam. La piattaforma è inoltre integrata direttamente con il sistema gestionale aziendale, facilitando ulteriormente il processo di revisione e approvazione finale delle relazioni tecniche.

Risultati: Riduzione dei costi operativi e maggiore efficienza

I benefici ottenuti dall’implementazione degli AI Agents sono stati immediati, concreti e facilmente misurabili:

• 3509 registrazioni audio trascritte automaticamente con elevata precisione

• 826 relazioni tecniche generate automaticamente con un livello di dettaglio superiore rispetto al passato

• Riduzione significativa dei costi operativi annui: da un costo iniziale di €58.157 a un risparmio di €38.525 annui

• Ritorno sull’investimento del 175% già nel primo anno

• Tempo di recupero dell’investimento pari a soli 6 mesi

Questi miglioramenti operativi hanno consentito a Tecam non solo di incrementare sensibilmente l’efficienza interna, ma anche di migliorare la qualità percepita dai clienti, rafforzando la loro fidelizzazione e generando nuove opportunità commerciali in mercati precedentemente inesplorati.

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