Caricamento automatico DDT: come ESPE ha digitalizzato la gestione dei Documenti di Trasporto

La sfida: gestione manuale dei DDT e rallentamenti operativi

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ESPE spa è un’azienda leader nella produzione e installazione di impianti energetici ed elettrici. Da anni, il personale in magazzino gestiva manualmente i Documenti di Trasporto (DDT) ricevuti dai fornitori. Il magazziniere, dovendo bilanciare le attività operative quotidiane con quelle amministrative, dava naturalmente priorità alle operazioni di carico e scarico merci, rimandando l’inserimento dei DDT nel gestionale a momenti di minor pressione operativa. 

Questa gestione delle priorità, comprensibile dal punto di vista operativo, comportava tuttavia che i DDT venissero inseriti nel sistema solo una volta a settimana (solitamente il venerdì), generando involontariamente:

• ordini e lavori in ritardo per mancanza di informazioni aggiornate;

• pagamenti ai fornitori posticipati, con conseguente peggioramento dei rapporti di partnership;

• costi indiretti dovuti a inefficienze operative e blocchi amministrativi.

L’analisi ha evidenziato che questo processo, seppur logico a livello operativo, costava ogni anno oltre 229.800 € all’azienda, sottraendo 105 ore di lavoro ad attività a maggiore valore aggiunto.

La soluzione: caricamento automatico DDT nel gestionale con la RPA

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Per affrontare queste criticità, ESPE si è affidata all’esperienza di Digital Automations, azienda di  consulenza e implementazione IT specializzata in automazione dei processi aziendali. La prima fase del progetto è consistita in una dettagliata analisi preliminare, durante la quale gli esperti di Digital Automations hanno intervistato il personale coinvolto, esaminato attentamente i software e gli strumenti utilizzati in magazzino, e mappato i processi inefficienti.

Digital Automations ha realizzato una soluzione basata su Robotic Process Automation (RPA), progettata per automatizzare un passaggio chiave: il caricamento dei DDT nel gestionale.

Il bot che abbiamo sviluppato svolge quotidianamente queste attività:

• Acquisisce in automatico i dati dai PDF dei DDT ricevuti

• Richiede conferma delle quantità di merce al magazziniere

• Inserisce i dati validati direttamente nel gestionale

• Notifica eventuali mancanze o ritardi ai responsabili tramite alert automatici

Questa automazione esegue quotidianamente tutte le operazioni che prima impegnavano il magazziniere.

Risultati misurabili: risparmio, ROI e valore operativo

L’adozione del caricamento automatico dei DDT ha prodotto benefici tangibili e immediati per ESPE:

• ROI del 766% già dal primo anno, con un tempo di rientro di appena 2 mesi;

• €229.800 risparmiati/anno grazie all’eliminazione dei costi indiretti e all’aumento dell’efficienza;

• 105 ore/anno liberate al personale di magazzino, ora impegnato in attività a maggior valore.

Inoltre, l’automazione del caricamento DDT nel gestionale ha permesso ad ESPE di:

• Eliminare i blocchi negli ordini e nei pagamenti ai fornitori;

• Migliorare la puntualità nella gestione della merce;

• Rafforzare i rapporti con i partner commerciali.

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Digital Automations può aiutare la tua azienda a ottimizzare non solo la gestione dei DDT, ma l’intero ciclo passivo.

Oggi sviluppiamo Agenti AI più efficaci ed efficienti, in grado di automatizzare tutti i processi tediosi e ripetitivi: dalla predisposizione delle richieste d’offerta, fino alla registrazione delle fatture passive e oltre.

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