Controllo fatture e corrispettivi automatizzato: come Network & Knowledge ha risparmiato 477 ore all’anno

Implementare un controllo fatture e corrispettivi automatizzato è diventata una priorità per gli studi che gestiscono grandi volumi di documenti e vogliono ridurre errori, tempi morti e rischi fiscali. Network & Knowledge ha scelto questa strada, ottenendo risultati concreti già nel primo anno.

Sfida iniziale: I collaboratori perdono 530 ore all’anno a controllare la presenza nel gestionale di fatture e corrispettivi

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Network & Knowledge Srl è uno studio professionale che offre servizi fiscali e contabili a più di 1200 clienti. Da anni, lo studio affrontava problemi significativi nel controllo manuale di presenza di fatture e corrispettivi dentro al gestionale. Questo controllo era necessario a causa dell’inefficienza del portale dell’Agenzia delle Entrate, che non garantiva il corretto scarico dei documenti nel gestionale, rendendo indispensabile una verifica puntuale da parte del personale.

È fondamentale che tutte le fatture e i corrispettivi siano presenti nel gestionale prima della contabilizzazione: in caso contrario, si rischiano errori nei registri contabili, che possono portare a discrepanze fiscali, sanzioni per i clienti e danni alla reputazione dello studio. L’attività generava errori frequenti, rischi di sanzioni e ingenti costi operativi annui di oltre €51.000. I collaboratori perdevano circa 530 ore all’anno in controlli manuali poco produttivi. Per porre fine a questi sprechi, lo studio ha esplorato l’opportunità di adottare un controllo di fatture e corrispettivi automatizzato.

Soluzione adottata: bot RPA e un cruscotto in PowerBI per il controllo di fatture e corrispettivi automatizzato

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Per affrontare queste problematiche, Network & Knowledge ha deciso di affidarsi all’esperienza e alle competenze di Digital Automations, azienda specializzata in consulenza e implementazione IT.

La prima fase del progetto è consistita in una dettagliata analisi preliminare, durante la quale gli esperti di Digital Automations hanno intervistato il personale coinvolto, esaminato attentamente i software utilizzati nello studio, e identificato i processi inefficienti.

L’analisi ha permesso ai consulenti di Digital Automations di confermare la fattibilità di una soluzione per il controllo di fatture e corrispettivi automatizzato. Infatti, abbiamo progettato il sistema con l’utilizzo di due strumenti: la Robotic Process Automation (RPA) e PowerBI.

Con la RPA, abbiamo sviluppato un bot che ogni giorno accede in autonomia al gestionale e ai cassetti fiscali dell’Agenzia delle Entrate, confrontando le liste di fatture e corrispettivi per identificare eventuali discrepanze.

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Con PowerBI, abbiamo realizzato una dashboard che aggrega e visualizza in tempo reale i dati elaborati dal bot, facilitando l’individuazione rapida di anomalie e la risoluzione tempestiva dei problemi.

Risultati: Riduzione dei costi operativi e maggiore efficienza

L’introduzione del controllo fatture e corrispettivi automatizzato ha generato benefici immediati e quantificabili:

• 477 ore risparmiate all’anno.
• €37.420 di risparmio annuo.
• ROI del 340% già nel primo anno.

Inoltre, la soluzione ha contribuito a una netta riduzione degli errori contabili e a una maggiore affidabilità verso i clienti. La digitalizzazione dei processi di back-office fiscale ha permesso allo studio di offrire servizi più precisi, rapidi e sicuri.

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