Problema
I due gestionali non riescono a comunicare fra di loro
Causa
ElettroLucid* usa da tempo due gestionali: Adiuto e Navison. Il primo è un software documentale, in cui il personale inserisce scansioni di documenti cartacei e pdf da archiviare. Il secondo è un ERP usato per la gestione dei diversi reparti dell’azienda.
Per un corretto funzionamento dei processi di ElettroLucid*, le informazioni fra i due gestionali devono essere sincronizzate. Tuttavia, i due gestionali non possono comunicare fra di loro e trasferirsi dati e documenti in automatico.
Di conseguenza, l’unica soluzione disponibile era assegnare ai dipendenti il compito di trasferire manualmente le informazioni da un sistema all’altro.
In magazzino, ad esempio, uno degli operatori doveva svolgere il seguente processo:
- quando arrivava una bolla merce, doveva scannerizzarla;
- inserirla nel software documentale Adiuto;
- accedere a Navision;
- copiare e incollare i dati della bolla cartacea su Navision e inserire informazioni aggiuntive presenti su Adiuto (numero di protocollo e data di inserimento della bolla).
Effetto
Attività manuali del genere rappresentavano un costo molto alto per ElettroLucid*.
A seguito della nostra analisi strategica, in cui abbiamo mappato i processi, analizzato i due software e intervistato i dipendenti coinvolti, abbiamo fatto due scoperte.
La prima è che i dipendenti stavano dedicando un totale di 1760 ore di lavoro l’anno a questa attività. Tempo che avrebbero potuto dedicare ad attività di maggior valore.
La seconda è che il processo stava costando €190.800 l’anno all’azienda. Questo valore tiene in considerazione le stime di tre voci di costo:
- il costo diretto di svolgimento del processo;
- il costo degli errori di distrazione;
- il costo opportunità di non avere le risorse dedicate ad attività di maggior valore.
Mappatura del processo svolto manualmente
Soluzione
Una serie di robot RPA integrano i due sistemi svolgendo le attività fatte prima dai dipendenti
Al posto di personalizzare ulteriormente i due sistemi, eliminarne uno o cambiare i processi dell’azienda, soluzioni che sarebbero costate molto e avrebbero richiesto tanto tempo per l’implementazione, abbiamo proposto una soluzione alternativa: integrare i due sistemi usando dei robot sviluppati con la Robotic Process Automation (o RPA).
Questa tecnologia, infatti, permette di creare un clone virtuale dell’operatore umano che interagisce con i due sistemi al computer. In tale modo, non sarebbe stato necessario modificare il processo esistente o i codici dei due gestionali.
Nel caso del magazziniere, abbiamo sviluppato due robot RPA che lo liberano completamente dal processo di inserimento delle bolle ddt nei due gestionali. L’unica cosa che deve fare è scansionarle.
Il primo robot inserisce la bolla scansionata su Adiuto, copia la data della bolla e il numero di protocollo, e accede e inserisce i dati dentro a Navision.
Il secondo robot estrae tutti i dati delle bolle dalla versione in pdf che i clienti mandano a ElettroLucid* via email. Poi, entra su Navision e completa l’inserimento dei dati della bolla.
Mappatura del processo automatizzato
Risultato
Le automazioni generano un beneficio di € 187.200 il primo anno
Ora che ElettroLucid* ha attivato i robot RPA in tutti i reparti in cui veniva svolto il trasferimento dati tra i due sistemi, hanno ottenuto ottimi risultati in poco tempo:
- i due sistemi ora sono sincronizzati, senza la necessità di costose personalizzazioni a livello di codice.
- nel solo primo anno, l’azienda ha ricevuto un beneficio dal suo investimento di €187.200.
- i robot hanno automatizzato il 100% dei processi svolti in precedenza dagli operatori, e azzerato gli errori umani.
- il personale coinvolto si è ritrovato con 1760 ore libere all’anno, che ora possono investire in attività più produttive.
Nel caso specifico del magazziniere, ora non deve più inserire a mano i documenti su Adiuto e i dati su Navision. Questo gli ha permesso di dedicarsi a mansioni più importanti ed eliminare dalla sua quotidianità questa attività ripetitiva e a basso valore.
Su ElettroLucid spa*:
ElettroLucid spa* è un’azienda specializzata nella produzione di impianti e nella lavorazione dell’acciaio inossidabile con 45 dipendenti e un fatturato di oltre €10milioni. Nonostante le difficoltà del settore dovuto all’attuale situazione internazionale, il suo obiettivo nei prossimi 3 anni è di raddoppiare il fatturato.
*nome di fantasia in quanto l’azienda ci ha chiesto di non essere nominata perché ritiene queste automazioni un asset strategico e non vuole che si sappia che ne fa uso.
| Industria: Metalmeccanica |
