Come Elettrolucid ha tagliato di €400k la spesa in acquisti in solo un anno automatizzando la predisposizione di richieste di offerte ai fornitori

 Problema

 

Ufficio acquisti oberato da attività routinarie

Causa

 

Quando Elettrolucid* è arrivata da noi, il suo ufficio acquisti si trovava oberato da attività routinarie e di basso valore.

 

Nello specifico, l’ufficio acquisti, partendo dalla BOM (Bill of Materials o Lista Materiali) proveniente dall’ufficio di progettazione, doveva creare delle richieste di offerta da mandare a diversi fornitori che comprendevano anche i disegni grafici e altre informazioni fondamentali.

 

Effetto

Il processo teneva occupate queste risorse per un totale di 1760 ore all’anno. Questo gli impediva di focalizzarsi nella loro mansione più importante: trattare con i fornitori.

 

Infatti, lo svolgimento di questa attività è fondamentale se Elettrolucid* vuole ridurre la spesa in acquisti.

 

Quando abbiamo svolto la nostra analisi, abbiamo calcolato una stima del costo che questo processo stava generando all’azienda.

 

A ElettroLucid* stava costando €473,920 all’anno, considerando il costo attuale dello svolgimento del processo, il costo attuale degli errori umani e il costo opportunità.

 

Capendo che questo processo rappresentava un collo di bottiglia che frenava la crescita, Elettrolucid* si è affidata a noi per capire se fosse possibile automatizzarlo.

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 

 Soluzione

 

4 automazioni svolgono il 70% delle attività prima svolte manualmente

 

Per liberare il tempo all’intero reparto, abbiamo realizzato una serie di assistenti robot usando la Robotic Process Automation (RPA) che si occupassero dell’intero processo di richiesta di offerte ai fornitori.

 

Nello specifico, gli assistenti svolgono le seguenti azioni:

 

1. il primo analizza la BOM che gli viene fornita, e chiede all’operatore quali fornitori vorrebbe utilizzare per i diversi materiali;
2. il secondo prende la lista materiali-fornitori e invia le richieste di offerta allegando i disegni, i grafici e gli altri allegati;
3. il terzo analizza le offerte pervenute e aggiorna i dati nel gestionale (Navision);
4. il quarto, infine, invia gli ordini una volta confermati da uno dei membri del reparto.

 

Non è stato necessario modificare alcun processo o strumento interno all’azienda, così da evitare inefficienze o costi aggiuntivi.

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

Oltre €400k risparmiati in un solo anno.

 

A seguito dell’attivazione dei 4 assistenti robot, l’ufficio acquisti ha visto liberarsi un enorme quantità di tempo (circa 1400 all’anno).

 

Grazie alla capacità dei quattro robot di automatizzare 80% dell’intero processo, il personale di reparto ha potuto focalizzare il suo tempo a trattare con i fornitori e scegliere quelli con l’offerta più conveniente per l’azienda.

 

Secondo le loro stime, potranno ridurre del 4% la spesa dell’ufficio acquisti che, considerando una spesa di quasi €10 Milioni l’anno, risulterebbe in un risparmio di oltre €400.000.