Come ESPE srl ha azzerato il blocco di ordini e cantieri implementando una semplice automazione

 Problema

 

L’inserimento in ritardo di documentazione nel gestionale bloccava ordini e cantieri

Causa

Una delle mansioni del magazziniere di ESPE consiste nel caricare dentro al gestionale le bolle/ddt della merce in arrivo o in uscita dal magazzino.

Essendo un’attività onerosa e di basso valore, il magazziniere si era organizzato per accumulare le bolle e inserirle nel fine settimana, così da non interrompere le attività di carico e scarico della merce.

 

Effetto

Per quanto apparentemente innocua, l’inefficienza di questo processo generava enormi problemi all’azienda, in quanto:

 

1. ordini e cantieri subivano dei blocchi o partivano in ritardo a causa dell’assenza delle informazioni necessarie;
2. i fornitori venivano pagati in ritardo, portando a un deterioramento del loro rapporto con ESPE.

 

Quando abbiamo svolto la nostra analisi siamo stati in grado di far emergere la correlazione tra questi problemi, che erano noti ma non si riusciva a identificarne la causa, e i ritardi di aggiornamento dello stato di magazzino.

 

Una volta identificata la correlazione è stato inoltre possibile quantificare il danno.

 

Alla fine, è risultato che quello che inizialmente veniva considerato un fastidioso ma poco rilevante ritardo, causava all’azienda un danno di €250.000 all’anno!

 

Mappatura del processo manuale

 Soluzione

 

Un’automazione inserisce le bolle tutti i giorni al posto del magazziniere

 

Inizialmente, ESPE aveva considerato di assumere un nuovo magazziniere. Tuttavia, gli abbiamo proposto un’alternativa più conveniente ed efficace.

 

Infatti, abbiamo usato la Robotic Process Automation (o RPA) come strumento per il carico giornaliero delle bolle nel gestionale.

 

Con la RPA, abbiamo sviluppato una serie di assistenti “bot” che si occupano di svolgere le azioni manuali che avrebbe dovuto fare il magazziniere:

 

1. acquisiscono le bolle in automatico partendo dai pdf delle bolle;
2. chiedono conferma al magazziniere che la quantità di merce corrisponda alla quantità scritta nella bolla;
3. inseriscono i valori corretti nel gestionale.

 

Per migliorare inoltre il processo nel suo complesso, i “bot” partono dalla data presunta di arrivo della merce per verificare se tutte le bolle sono state registrate. Nel caso ne manchi qualcuna, inviano una notifica al magazziniere e al responsabile.

In tal modo, oltre a diminuire il numero di bolle non inserite, è possibile avere immediata evidenza dei ritardi della merce.

 

Per l’implementazione di questi “bot”, non è stato necessario modificare alcun processo o strumento interno all’azienda. Abbiamo in questo modo evitato inefficienze o costi aggiuntivi.

Mappatura del processo automatizzato

 

 Risultato

 

Niente più blocchi di ordini, cantieri e pagamenti

 

Ora che ESPE ha automatizzato questo processo, ha potuto vedere risultati immediati e tempestivi.

 

L’inserimento quotidiano delle bolle ha eliminato i blocchi degli ordini e di cantiere e dei pagamenti ai fornitori.

 

Di conseguenza, sono stati eliminati i costi indiretti che questa inefficienza stava generando.

 

Sono migliorati inoltre i rapporti con i fornitori, che vengono pagati più tempestivamente, e le statistiche sulla puntualità della merce.

 

Secondo le stime, l’automazione del processo produrrà un beneficio di circa €260.000 l’anno e un risparmio di 150 ore di lavoro l’anno per il magazziniere.

 

Dato l’elevato ritorno dal loro investimento, ESPE si è ripagata l’automazione in meno di 3 mesi.