Come lo studio commercialista Loffredo ha automatizzato lo scarico e carico delle fatture nel gestionale

 Problema

 

Il personale dello studio perde 550 ore all’anno scaricare e caricare fatture

Causa

Come ogni Studio commercialista nella Nazione, lo studio del Dottor Loffredo presenta un enorme quantità di processi ripetitivi e di basso valore che il personale è obbligato a svolgere manualmente. Specialmente negli ultimi anni, in cui il governo ha aumentato le responsabilità e le mansioni che i commercialisti devono svolgere per assicurare che i loro clienti siano a posto a livello fiscale.

 

Nello specifico, una delle attività che occupava molto tempo era quello di scaricare dal portale dello SDI dell’Agenzia delle Entrate le fatture dei clienti, per poi inserirle nel gestionale dello studio.

 

Attività che viene automatizzata solo parzialmente dagli attuali gestionali a disposizione degli studi.

 

Questa attività occupava 550 ore all’anno ai collaboratori e veniva svolta solo in prossimità delle scadenze.

 

Effetto

La mancanza di tempo disponibile per svolgere questa mansione portava a un accumulo del lavoro a ridosso delle scadenze.

 

Ciò generava due effetti negativi allo studio:

 

1. il primo era un aumento degli straordinari che il personale doveva fare in prossimità delle scadenze, poiché lo studio avrebbe ricevuto penali se le fatture non fossero state contabilizzate per tempo;
2. il secondo era l’impossibilità di avere la contabilità sempre aggiornata per fare analisi puntuali per i clienti e fornire consulenza strategica ai clienti.

 

Una sua stima dell’impatto economico di questo processo, successivamente confermata dalla nostra analisi, è che questa attività gli stesse costando circa €50.000 all’anno!

 

In cerca di una soluzione, il dott. Loffredo si è rivolto a noi per trovare un sistema che svolgesse questo processo in automatico.

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 

 Soluzione

 

Sviluppo di due robot RPA che automatizzano l’intero processo

 

Per affrontare questa sfida, abbiamo usato la Robotic Process Automation come strumento per automatizzare l’intero processo.

 

Abbiamo realizzato due Robot che avrebbero svolto le stesse attività ripetitive fatte dal personale dello studio:

 

1. il primo, accede al portale dello SDI, usando le credenziali fornitele, e scarica tutte le fatture presenti nei cassetti fiscali di ogni cliente;
2. il secondo, accede con le credenziali al software gestionale dello studio (in questo caso TeamSystem) e inserisce le fatture scaricate.

 

Il processo viene iterato più volte al fine di garantire che anche eventuali fatture in ritardo, vengano correttamente scaricate.

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

550 ore-uomo risparmiate e un beneficio di €40.000 già il primo anno

 

Dopo aver attivato le due automazioni, le risorse impegnate in quel processo sono state completamente liberate.

 

Inoltre, c’è stato un’immediata riduzione degli straordinari, poiché il processo automatizzato ha ridotto il carico di lavoro.

 

Infine, lo Studio ha potuto aumentare la sua gamma di servizi, offrendo ai suoi clienti consulenze a più alto valore aggiunto che prima non avrebbe potuto svolgere.

 

Nel complesso, lo studio ha risparmiato 550 ore all’anno e ottenuto un beneficio di quasi €40.000 già il primo anno.