Come Mensura srl ha generato €112.400 in un anno sfruttando l’automazione dei processi

 Problema

 

La segretaria dedicava 1450 ore all’anno a copiare e incollare dati

Causa

Per gestire le perizie che le assicurazioni assegnano allo studio, è necessario accedere al portale delle assicurazioni e copiare tutti i dati dentro al gestionale dello studio e scaricare tutti gli allegati. Allo stesso modo è poi necessario ricaricarli negli stessi portali.

 

Questo accadeva perché i due sistemi, i portali delle aziende assicurative e il gestionale dello studio, non potevano comunicare tra di loro e trasferirsi queste informazioni. Di conseguenza, la segretaria dello studio era obbligata a svolgere l’intero processo manualmente.

 

Effetto

Oltre a essere molto onerosa in termini di tempo (l’attività occupava circa 1450 ore di lavoro all’anno), questo processo ripetitivo e tedioso impediva alla segreteria di occuparsi alcune altre attività fondamentali:

 

• organizzare il lavoro dei periti;
• organizzare gli appuntamenti dagli assicurati;
• rispondere alle domande sullo stato delle perizie.

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 

 Soluzione

 

Un’automazione libera completamente la segretaria da questa attività

 

Per liberare la segretaria da questo processo routinario e tedioso, abbiamo utilizzato la Robotic Process Automation (RPA) con la quale abbiamo sviluppato una serie di assistenti “bot”, ognuno specializzato nella gestione di una particolare compagnia assicurativa.

 

Questi assistenti:

 

• accedono ai portali esterni delle aziende assicurative;
• verificano se sono state assegnate nuove perizie, copiando e incollando le informazioni e scaricando e salvando gli allegati dentro al gestionale dello studio;
• caricano, una volta pronte, le perizie dei periti nuovamente nei portali delle aziende assicurative.

 

Oltre a liberare tempo alla segretaria, questa automazione offre ulteriori vantaggi come l’azzeramento degli errori e una drastica riduzione del costo di svolgimento del processo.

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

Lo studio sblocca un collo di bottiglia che gli genera un beneficio di €112.400 in un anno

 

Ora che Mensura ha questi assistenti “bot”, la segretaria è stata completamente liberata da quelle attività e si può focalizzare sull’organizzare il lavoro dei periti, organizzare gli appuntamenti e rispondere alle domande sullo stato delle perizie.

 

Questa automazione, insieme ad altre, ha permesso allo studio di passare da gestire tre periti a oltre venti in un anno, senza aumentare lo staff amministrativo.