Come Prolab srl ha risparmiato 300 ore all’anno automatizzando il pagamento dei bolli sulle fatture dei clienti

Problema

 

Il pagamento dei bolli è un’attività onerosa che non genera alcun valore allo Studio

Causa

Con l’introduzione della fatturazione elettronica per i forfettari, gli studi commercialisti devono assicurarsi che i clienti paghino il bollo sulle fatture elettroniche perché queste siano a norma.

 

Per farlo, gli studi sono costretti ad assegnare a una risorsa il compito di entrare nei cassetti fiscali dei singoli clienti, controllare che se ci sono bolli da pagare e, se il cliente ha fornito l’iban e la delega, effettuare il pagamento.

 

Nel caso di Prolab, questa attività occupava circa 300 ore all’anno. Tempo che avrebbero potuto investire in mansioni più produttive.

 

Effetto

In aggiunta al tempo che può essere dedicato ad attività di maggior valore, lo svolgimento manuale comportava anche dei rischi.

 

Poiché il pagamento viene fatto per centinaia di clienti, c’è sempre il rischio che l’operatore faccia qualche errore manuale, come l’inserimento di un Iban sbagliato.

 

Nel complesso, l’attività stava costando a Prolab €11.880 all’anno.

 

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 Soluzione

 

Sviluppo di un robot RPA che automatizza l’intero processo di pagamento dei bolli

Per affrontare questa sfida, abbiamo usato la Robotic Process Automation come strumento per automatizzare l’intero processo.

 

Abbiamo realizzato un robot che si occupa di questa attività al posto dell’operatore:

 

1. in prossimità delle scadenze, il robot entra nel sito dell’Agenzia delle Entrate;
2. accede al cassetto fiscale dei clienti;
3. verifica se ci sono fatture per le quali è previsto il pagamento del bollo;
4. se ha i permessi, procede al pagamento del bollo inserendo l’iban del cliente;
5. se non ha i permessi, si annota i clienti per i quali è necessario il pagamento da comunicare al commercialista;
6. quando ha gestito tutti i clienti, il robot predispone un report con il lavoro svolto e con evidenziati i clienti da gestire a mano che manda al suo supervisore.

 

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

 300 ore risparmiate ogni anno e un beneficio di €5.280 il primo anno

 

Dopo aver attivato l’automazione, Prolab ha liberato la risorsa coinvolta in questo processo e non deve più preoccuparsi di controllare quali clienti devono pagare il bollo.

 

Inoltre, ha azzerato gli errori umani, poiché il sistema si occupa di inserire gli iban corretti per fare i pagamenti.

 

In conclusione, lo studio ha risparmiato 300 ore all’anno e ottenuto un beneficio di €5.280 già il primo anno.