Problema
1250 ore all’anno sprecate a rinominare file e inviare F24
Causa
Per quanto concettualmente semplice, l’attività di spedizione degli F24 ai clienti è un’attività che coinvolge una serie di operazioni ripetitive che occupano molto tempo.
Quando questa operazione viene ripetuta per ogni F24 per oltre mille clienti, il tempo complessivo è sufficiente a tenere delle risorse completamente dedicate.
Effetto
Nel caso di SACD srl*, le risorse dedicavano a questa attività circa 1250 ore all’anno.
Le risorse, impegnate in queste attività, non potevano quindi svolgere alcune altre attività, nello specifico attività di contabilità, che venivano svolte dai professionisti.
Poiché, infine, il tempo dei professionisti è quello che genera il maggior valore per lo studio, l’averli impegnati in attività di contabilità abbatteva la redditività di tutto lo studio.
Mappatura del processo svolto manualmente
Soluzione
Sviluppo di un’automazione robot
Abbiamo realizzato un assistente robot usando la Robotic Process Automation (RPA) che si occupa dell’intero processo di salvataggio e spedizione.
Una volta ricevuto l’F24, lo legge, lo rinomina, lo salva nelle cartelle del cliente, prepara un’email personalizzata e la invia al cliente con le informazioni per il pagamento.
A differenza di un operatore umano, l’automazione riesce a svolgere l’attività a una velocità ed efficienza più alta e senza mai commettere un errore.
Mappatura del processo automatizzato
Risultato
Oltre €50k risparmiati in un solo anno.
Una volta attivata l’automazione, la segreteria ha potuto quasi completamente smettere di svolgere questa attività, gestendo solo alcuni casi particolari.
Poiché gli F24 tendono a essere concentrati in specifici momenti dell’anno, prima c’era il rischio di errori e ritardi che sono stati eliminati completamente.
Inoltre, grazie al tempo liberato, che ammonterebbe a 1000 ore all’anno, c’è stata una miglior distribuzione del carico di lavoro e i professionisti si sono potuti concentrare su attività strategiche.
Secondo le loro stime, questo studio porterà un beneficio economico che supererà i €50.000 l’anno.
Su SACD srl*:
SACD srl* è una società tra professionisti con oltre 1200 clienti. Lo studio si focalizza nella qualità del servizio al cliente che raggiunge standardizzando e ottimizzando i processi, automatizzando le attività e focalizzando i collaboratori nel supportare il cliente in ogni momento.
*nome di fantasia in quanto l’azienda ci ha chiesto di non essere nominata perché ritiene queste automazioni un asset strategico e non vuole che si sappia che ne fa uso.
| Industria: Studi commercialisti |
