Come SACD srl ha risparmiato €75.583 all’anno automatizzando lo scarico di documenti dai cassetti fiscali dei clienti

 Problema

 

Lo Studio spende €125.118 all’anno in un’attività ripetitiva e a basso valore aggiunto

Causa

 

Fra le diverse attività ripetitive che oberavano la segreteria dello studio, una di queste consisteva nello scaricare dal cassetto fiscale dei clienti una serie di documenti necessari per l’elaborazione della contabilità e il calcolo degli F24.

 

Il processo richiedeva che uno o più operatori entrassero periodicamente nel cassetto fiscale di ogni cliente, scaricassero i documenti “stampe” e poi li inserissero nelle apposite cartelle di ogni cliente a disposizione di chi poi si sarebbe occupato della contabilità.

 

Effetto

Non solo questa attività occupava 2100 ore all’anno alla segreteria, impedendole di focalizzarsi su attività più importanti, ma era anche prona a errori e attività ridondanti.

Era impossibile, ad esempio, sapere se un dato documento mancasse dalle cartelle del cliente perché non era stato scaricato per errore o perché non esisteva, obbligando ad un ulteriore controllo.

 

Dalle stime fatte a seguito dell’Analisi Iniziale dei loro processi, è risultato che questa attività, svolta manualmente, stava costando all’azienda €125.118 ogni anno.

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 

 Soluzione

 

Sviluppo di un’automazione robot che si occupa dell’intero processo

 

Per aumentare la produttività dello studio, abbiamo realizzato un assistente robot con la Robotic Process Automation (o RPA).

 

Queste sono, in sintesi, le attività che abbiamo programmato al robot a svolgere:

 

1. periodicamente accede al cassetto fiscale di tutti i clienti;
2. verifica se ci sono documenti da scaricare;
3. scarica i documenti, li rinomina e li salva nelle cartelle giuste.

 

Un’attività apparentemente molto semplice, e da certi punti di vista lo è, ma che se svolta da una persona ha le conseguenze economiche di cui abbiamo parlato sopra: €125.118 all’anno.

 

A differenza di un operatore in segreteria, l’automazione non commette errori in nessuna fase del processo, la svolge più spesso e più rapidamente abbattendo il costo di svolgimento dell’attività.

 

Un altro vantaggio è stato che per implementare questa soluzione, non è stato necessario modificare alcuna fase del processo esistente e quindi non è stato necessario formare le persone o interrompere le normali attività.

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

1470 ore liberate e €75.583 all’anno di benefici

 

Una volta attivata, l’automazione ha liberato circa il 70% del tempo dedicato a questa attività, permettendo alla segreteria e ai contabili di focalizzarsi su mansioni più importanti.

 

Data la velocità di esecuzione del robot, sono stati inoltre aumentati i controlli del cassetto fiscale permettendo di avere i documenti sempre aggiornati e pronti all’uso per fornire un servizio migliore ai clienti.

 

Infine, data la precisione del robot, sono state eliminate le attività ridondanti quali i controlli manuali del cassetto fiscale nel caso manchi un documento dalle cartelle del cliente, questo perché si ha la certezza che se non è nelle cartelle, non è nemmeno nel cassetto fiscale.

 

In termini numerici, l’automazione ha fatto risparmiare al personale ben 1470 ore di lavoro all’anno e ha generato allo studio un beneficio di circa €75.583 già dal primo anno.