Come SACD srl ha risparmiato €51.577 all’anno automatizzando il processo di controllo delle fatture nel gestionale

 Problema

 

Lo Studio spende €51.577 all’anno in un’attività ripetitiva e a basso valore aggiunto

Causa

 

Negli studi commercialisti, la precisione è fondamentale, e per avere la contabilità a posto è necessario che tutte le fatture siano inserite all’interno del sistema gestionale dello studio.

 

Purtroppo, lo scarico delle fatture tramite il gestionale dello studio non sempre garantisce che le fatture vengano tutte correttamente scaricate e inserite.

 

Questo a volte a causa del programma stesso, a volte a causa del sistema dell’Agenzia delle Entrate che non fornisce tutti i documenti o li fornisce in ritardo.

 

Effetto

Poiché è impossibile rivalersi sul fornitore del gestionale dello studio e men che meno sull’Agenzia delle Entrate, la conseguenza di una contabilità errata è tutta in carico allo studio.

 

Queste conseguenze sono sia economiche dirette, quindi sanzioni che vengono pagate dallo studio anche se commissionate ai clienti, sia indirette come danno d’immagine e possibile perdita di clienti.

 

Per minimizzare la possibilità di errore, lo studio ha sviluppato un processo in cui uno o più operatori trimestralmente fanno un controllo incrociato tra le fatture presenti sul sito dell’Agenzia delle Entrate e quelle nel sistema gestionale.

 

Quando trovano fatture mancanti, correggono l’errore, andandole a scaricare dal portale e inserendole nel loro sistema.

 

Un tale processo, svolto manualmente, richiede molto tempo. Nello specifico, occupa ogni anno 530 ore al personale, che unito al costo delle sanzioni, rappresenta un costo di €51.577 annuo per lo studio.

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 

 Soluzione

 

Sviluppo di un’automazione robot che automatizza 90% del processo

 

Abbiamo realizzato un assistente robot usando la Robotic Process Automation (RPA) che si occupa dell’intero processo di controllo, inoltre glielo facciamo svolgere una volta al mese.

 

Per farlo, questi sono gli step che esegue:

 

1. Accede al portale dello SDI dell’Agenzia delle Entrate e scarica le informazioni che gli servono per il controllo;
2. dopodiché accede anche al gestionale dello studio;
3. infine, incrocia i dati e controlla che tutte le fatture siano presenti nel gestionale;
4. quando scopre una fattura mancante, notifica subito un operatore, indicandogli quale.

 

A differenza di un operatore umano, l’automazione riesce a svolgere l’attività a una velocità ed efficienza maggiore, senza mai commettere errori.

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

477 ore libere all’anno e €37.420 risparmiati

 

Una volta attivata l’automazione, la contabilità ha potuto quasi completamente
smettere di svolgere questa attività, gestendo solo alcuni casi particolari.

 

Per essere precisi, il robot RPA ha automatizzato il 90% del processo, facendo così risparmiare 477 ore di lavoro l’anno.

 

Grazie alla precisione dell’automazione sono stati eliminati tutti gli errori e le fatture mancate, che derivassero da errori del gestionale, del sito dell’Agenzia della Entrate o degli operatori e sono stati quindi eliminati tutti i costi delle sanzioni e i danni all’immagine.

 

Grazie alla maggiore velocità il controllo è stato reso mensile anziché trimestrale, permettendo di avere una contabilità migliore per il cliente.

 

Infine, è stato eliminato lo stress che causava questa attività e la “ricerca del colpevole” che accadeva ogni volta che vi era un problema.

 

Il beneficio per lo studio è stato stimato in €37.420 all’anno, senza considerare i benefici all’immagine, la miglior qualità del servizio per i clienti e la riduzione di stress interno.