Come ESPE srl ha risparmiato oltre €450k in acquisti in meno di 3 mesi

 Problema

 

Difficoltà nel ridurre la spesa in acquisti per mancanza di dati

Causa

Il reparto acquisti di ESPE stava da anni soffrendo di una carenza di report precisi e aggiornati, utili ai responsabili dell’ufficio per prendere decisioni strategiche migliori.

 

Purtroppo, le informazioni necessarie per prendere queste decisioni si trovavano in diversi file nei diversi reparti e in diverse sezioni del sistema gestionale, rendendo troppo onerosa l’attività di sintesi che quindi non veniva svolta.

 

Effetto

La mancanza di informazioni facilmente accessibili non permetteva all’ufficio acquisti di applicare alcune strategie che avrebbero permesso diversi risparmi.

 

In particolare:

 

• sfruttare alcune scontistiche che i fornitori legavano a determinati volumi di acquisti
• scegliere i fornitori per determinate commesse basandosi sui dati storici dei tempi di consegna
• trattare con i fornitori basandosi sui dati storici di volume acquistato, tempi di consegna e altri parametri fondamentali

 Soluzione

 

Sviluppo di un’automazione e un cruscotto di controllo

Per gestire questa sfida, abbiamo usato due strumenti:

 

1. la Robotic Process Automation (o RPA) per l’estrazione e l’elaborazione dei dati;
2. PowerBI di Microsoft per visualizzarli in un cruscotto di controllo.

Con la RPA, abbiamo sviluppato una serie di assistenti “bot” che si occupano di svolgere le azioni manuali che avrebbe dovuto fare l’operatore. Questi assistenti accedono ai diversi file e alle diverse sezioni del gestionale per estrarre i dati e inserirli in un database unico.

 

Con PowerBI, abbiamo costruito un cruscotto di controllo che mostra i dati chiave (KPI) utili al reparto acquisti per ridurre le spese.

 

Non è stato necessario modificare alcun processo o strumento interno all’azienda, così da evitare inefficienze o costi aggiuntivi.

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

Risparmio del 3% in acquisti grazie alle decisioni strategiche basate sui dati

 

Ora che ESPE ha l’accesso a questa dashboard, sviluppata in un periodo di 3 mesi, gli operatori nell’ufficio acquisti possono sfruttare meglio le scontistiche applicate dai fornitori, scegliere meglio i fornitori e usare i dati storici nelle trattative.

 

Secondo le loro stime, l’accesso a questi dati gli permetterà di risparmiare circa €450.000 all’anno. Considerando che ESPE spende circa €15 Milioni l’anno in acquisti, rappresenterebbe un risparmio del 3% all’anno.