Come un’azienda di rassegne stampa ha risparmiato oltre €500k usando l’automazione come strumento per rendere il personale più efficiente

 Problema

 

Rassegne incomplete danneggiano l’immagine dell’azienda e la qualità dei suoi servizi

Causa

 

Per preparare la rassegna stampa, la squadra di Ubiquitas* deve monitorare tutti quotidiani, i telegiornali e radiogiornali selezionati in ricerca delle parole chiave richieste dai clienti.

 

Questa attività implicava che molte persone dalle 5 di mattina si mettessero a leggere, vedere e ascoltare tutto il materiale che ogni giorno viene generato.

 

Si tratta di migliaia di pagine e centinaia di ore di contenuti audio e video.

 

Una volta trovati i contenuti, questi vengono estrapolati e inseriti nella rassegna stampa del giorno.

 

Effetto

Svolta manualmente, questa attività occupava completamente una squadra di oltre 15 persone, le quali, nonostante cercassero di ascoltare e visionare più contenuti contemporaneamente, comunque non riuscivano a controllare tutto il materiale.

 

Inoltre, data l’urgenza di dover avere sempre la rassegna pronta quotidianamente per una determinata ora, venivano commessi diversi errori e la rassegna era spesso incompleta, cosa che danneggiava l’immagine dell’azienda e la qualità dei suoi servizi.

 

Capendo che era necessario il supporto della tecnologia per poter rimanere competitivi, il titolare di Ubiquitas* si è rivolto a noi per capire come automatizzare questo processo.

 

Mappatura del processo svolto manualmente

 

 Soluzione

 

sviluppo di una piattaforma che analizza le notizie provenienti da diversi media e segnala la presenza di parole chiave associate ai clienti

 

Per affrontare questa sfida, abbiamo analizzato il processo e progettato un sistema che utilizza diverse tecnologie, tra cui Intelligenza Artificiale, Robotic Process Automation e alcuni servizi di Google.

 

Il sistema:

 

1. monitora le fonti di informazioni, quali i siti web delle emittenti, alla ricerca di nuovi contenuti audio e video;
2. converte gli audio e i video in testo e ricerca le parole chiave;
3. una volta identificate le parole chiave, estrapola le informazioni per la rassegna stampa;
4. presenta le informazioni agli operatori tramite un’interfaccia sviluppata ad-hoc per una solo validazione e inserimento in rassegna stampa.

 

In questo modo, la squadra di Ubiquitas* può concentrarsi solamente nel curare i contenuti, con l’obiettivo di capire quali sono da inserire nella rassegna stampa e quali no.

 

Per rendere più semplice il lavoro di revisione, abbiamo aggiunto all’interfaccia la possibilità di ascoltare un estratto del telegiornale della durata di 20 secondi in cui viene nominata la parola chiave. In questo modo, l’operatore può contestualizzare la parola chiave trovata.

 

Mappatura del processo automatizzato

 Risultato

 

Beneficio economico di € 667.328 il primo anno e un risparmio di 14.784 ore di lavoro

 

Ora che Ubiquitas* ha cominciato a usare l’applicativo, la squadra riesce a inviare al cliente rassegne stampa più complete e dettagliate.

 

Inoltre, grazie alla scalabilità del programma, ora possono estrarre le informazioni inerenti ai loro clienti con maggiore efficienza e precisione. Gli operatori non devono più guardare e leggere ore di contenuti con la speranza di trovare l’intervallo di minuti giusto il cliente viene nominato.

 

Al contrario, il software lo fa al posto e loro, liberandoli da un’attività tediosa e ripetitiva. Ora possono concentrarsi sul lavoro più importante, che è fornire ai clienti delle rassegne complete e utili per prendere decisioni strategiche per migliorare la loro immagine.

 

In termini economici, Ubiquitas* ha ricevuto un grande beneficio dal loro investimento.

 

In un solo anno, l’applicativo gli ha generato un beneficio di € 667.328, tenendo in considerazione il costo opportunità, degli errori e dello svolgimento del processo manuale di ricerca del materiale.