Come un’azienda nel settore energetico ha automatizzato l’archiviazione di documenti e foto nel gestionale

 Problema

 

Archiviazione disorganizzata della documentazione fotografica mette a rischio l’azienda

Causa

Per essere protetta legalmente in caso di incidenti, BOLT impianti* ha da tempo sviluppato un processo in cui ogni documento, cantiere, carico o scarico di merce e lavorazione deve essere fotografata.

 

Nonostante l’attività venga svolta, il processo di archiviazione è manuale e inefficiente portando a perdite di tempo, errori di archiviazione e potenziali rischi.

 

Infatti, le foto vengono fatte con il cellulare personale da diverse persone che poi si devono occupare di scaricarle sul computer ed inviarle a chi si occupa dell’archiviazione.

 

Purtroppo, il processo manuale fa sì che spesso le foto non vengano salvate o non si trovino quando serve.

 

Effetto

In diverse situazioni le foto scattate hanno permesso all’azienda di evitare conseguenze ben più gravi.

 

In particolare, in un paio di cause in tribunale è stato possibile dimostrare che l’azienda aveva agito nel migliore dei modi ed è stata completamente assolta.

 

In un caso hanno potuto dimostrare che i lavori svolti erano stati svolti alla perfezione e in un altro che un camion era stato caricato correttamente (vi è poi stato un problema durante il trasporto e si è scoperto che il camionista aveva spostato la merce per metterne dell’altra e fare un piccolo “extra” durante il viaggio).

 

Se non ci fossero state queste documentazioni fotografiche le conseguenze sarebbero state milionarie!

 

In cerca di una soluzione, il dott. Loffredo si è rivolto a noi per trovare un sistema che svolgesse questo processo in automatico.

 

 Soluzione

 

Sviluppo di un’applicazione per la gestione della documentazione fotografica

 

Per risolvere in maniera sistemica il problema e automatizzare il processo. abbiamo sviluppato:

 

• un’applicazione per i telefoni per scattare le foto, geolocalizzarle e dargli data certa;
• un sistema di archiviazione automatica basato su commessa e tipo di documento.

 

In questo modo:

 

1. la persona scatta le foto usando la nostra applicazione;
2. poi, seleziona la commessa a cui le foto appartengono;
3. l’applicazione geolocalizza le foto, gli dà data certa e le invia ai server di BOLT* dove vengono archiviate correttamente e in maniera sicura.

 

Il sistema permette inoltre di supervisionare che le foto vengano fatte in modo da evitare dimenticanze.

 Risultato

 

Ogni foto viene archiviata correttamente senza oberare il personale

 

Ora che BOLT impianti* sta usando il nuovo sistema è riuscita da un lato a liberare il tempo alle persone che prima era sprecato nella gestione manuale della documentazione fotografica, dall’altro a migliorare il processo eliminando gli errori manuali.

 

Ma soprattutto, non deve più affidarsi alla fortuna quando ha bisogno della documentazione, perché ha la certezza di averla e di trovarla.