Capiamo insieme perché è importante realizzare uno schema grafico delle procedure dell’azienda e come può migliorare in maniera concreta il tuo lavoro.
L’importante ruolo dei processi aziendali
Prima di creare questo tipo di diagramma è fondamentale sapere che il processo aziendale è l’insieme delle attività che vengono svolte all’interno dell’azienda per generare valore, dalla produzione alla vendita.
Con esattezza parliamo di “un insieme di attività correlate, finalizzate al raggiungimento di un obiettivo, che creano valore trasformando delle risorse (input) in un prodotto finale (output) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda”. (Fonte: Wikipedia.)
Avere ben chiaro come il processo si snoda è ciò che consente a un’impresa di sapere con precisione chi fa cosa, in quale ordine e per quale risultato. Senza di esso l’impresa non esisterebbe: si perderebbe in una serie di attività disordinate.
Per essere di supporto alla crescita dell’impresa, i processi devono:
- avere un punto di partenza e di arrivo ben definiti, oltre a un numero specifico di passaggi;
- essere ripetibili per un numero indefinito di volte;
- creare valore aggiunto sia per le singole attività di reparto che per l’azienda;
- essere flessibili e adattabili ai cambiamenti senza influenzare o rallentare l’operatività delle risorse coinvolte;
- essere misurabili per poter tenere sotto controllo il funzionamento dell’azienda;
- essere organizzati e monitorati a dovere per ridurre costi, rischi ed errori umani.
Perché sia tutto ancora più chiaro, facciamo qualche esempio di processi tipici e fondamentali per ogni attività:
- processi di ordine e approvvigionamento;
- processi di vendita;
- processi di realizzazione dei prodotti;
- processi per la fornitura dei servizi;
- processi di ricerca clienti;
- processi di marketing;
- processi amministrativi.
Dalla loro moltitudine e complessità deriva l’importanza di realizzare un diagramma di flusso dei processi aziendali, strumento fondamentale per te e ancora di più per i tuoi dipendenti. Vediamo perché.
Diagramma di flusso dei processi aziendali: perché è utile
Un diagramma di flusso consiste in uno strumento grafico utile a visualizzare la sequenza dei processi aziendali al fine di poterli analizzare, ottimizzare e condividere con dipendenti e collaboratori. Nello specifico, quello dedicato ai processi aziendali serve a:
- mettere nero su bianco le operazioni quotidiane di un’impresa, individuando eventuali colli di bottiglia e attività a scarso valore aggiunto da automatizzare;
- analizzare procedure complesse, difficili da visualizzare e immaginare in altro modo;
- condividere tali informazioni con dipendenti e collaboratori, in modo che siano autonomi e precisi nello svolgimento delle loro mansioni.
Perché risultare davvero utile, lo schema dev’essere chiaro – per consentire la comprensione immediata delle attività e dei passaggi logici – completo – per non rischiare di tralasciare nulla – e descritto esattamente per com’è – e non per come si vorrebbe che fosse – in modo da mettere in evidenza i punti che richiedono interventi e migliorie.
Un esempio di diagramma di flusso dei processi aziendali è quello utilizzato per illustrare l’acquisizione di un nuovo cliente tramite una campagna di advertising.
Com’è fatto un diagramma di flusso
Per realizzare un diagramma di flusso servono conoscenza dell’azienda, ragionamento logico, capacità di sintesi e un briciolo di geometria. Rettangoli, ovali, diamanti e linee rette sono gli elementi che compongono questo schema, e ciascuno di essi ha un significato ben preciso.
Il rettangolo ad esempio rappresenta un’attività singola all’interno di una sequenza di azioni; se i suoi spigoli sono arrotondati, però, stanno a indicare l’inizio o la fine del processo. Uno snodo decisionale – che fa sì che il flusso prosegua o meno a seconda del verificarsi di alcune condizioni – è disegnato come un rombo. Le linee rette e le frecce indicano il collegamento tra diverse attività, e così via.
Quello che devi sapere, a livello operativo, è che tutte queste forme vengono messe insieme secondo un unico modello sequenziale, ovvero:
- un blocco d’inizio;
- una prima freccia in uscita, che dà il via al processo;
- uno o più blocchi successivi, ognuno legato a un’attività da svolgere;
- un blocco finale.
Uno schema così puntuale permette di descrivere chiaramente le operazioni da compiere all’interno di un processo aziendale e la sequenza nella quale devono essere svolte.
Ora immagina i vantaggi di sapere in maniera esatta quali risorse servono per svolgere un processo, quali competenze sono necessarie, chi lavora su cosa e in che momento. Sono proprio questi vantaggi a rendere fondamentale la mappatura dei processi aziendali in vista della loro ottimizzazione e della crescita del tuo business.
Tutti i benefici del diagramma di flusso dei processi aziendali
Mappare i processi della tua azienda in modo organizzato aiuta a ridurre le criticità legate allo spreco di risorse e di tempo. Per raggiungere il suo scopo, lo schema deve contenere informazioni chiare e concise, schematizzare tutti i processi e i loro reciproci collegamenti, e individuare i gruppi di attività cui essi appartengono.
Uno schema grafico dei processi aziendali con queste caratteristiche diventa un insostituibile strumento di ottimizzazione e di crescita per un’azienda, che in questo modo riesce a:
- standardizzare le operazioni ricorrenti, risparmiando tempo da dedicare ad attività a più alto valore per l’impresa;
- aumentare la qualità del lavoro, riducendo inefficienze ed errori umani;
- diminuire lo spreco di risorse legato ad attività non fondamentali per la produttività aziendale;
- diventare più competitiva rispetto alla concorrenza;
- accrescere i margini di guadagno, strutturando processi precisi per la creazione di prodotti in linea con il mercato.
Come vedi, i vantaggi di utilizzare una corretta mappatura dei processi aziendali sono tanti. Un’analisi approfondita di questo genere, però, richiede competenze specifiche che non tutti possiedono: è a questo punto che un Automation Coach può fornire il suo supporto.
Diagramma di flusso processi aziendali e Automation Coach
Affidarsi ad un Automation Coach per la realizzazione di questo tipo di diagramma di flusso potrebbe aiutarti ad analizzare in maniera puntuale i tuoi flussi di lavoro e la loro efficienza.
Il ruolo di un Automation Coach è proprio quello di identificare i processi interni all’impresa, suggerirti quali si possono automatizzare e in che modo farlo. È lo specialista che valuta gli interventi da attuare e ti supporta:
- nell’analisi degli snodi decisionali più importanti;
- nell’ottimizzazione delle attività quotidiane;
- nell’individuazione dei processi digitalizzabili;
- nell’implementazione degli automatismi nei flussi di lavoro in essere.
Grazie a procedure e competenze specifiche, un Automation Coach scopre e sviluppa il potenziale della tua azienda e favorisce l’incremento della produttività. Con il suo intervento avrai la certezza di trarre il massimo vantaggio possibile in fatto di:
- alleggerimento dei costi: la digitalizzazione dei processi aziendali minimizza le spese burocratiche e i costi di gestione;
- risparmio di tempo: semplificare le operazioni ricorrenti favorisce la diminuzione dei tempi di consegna;
- riduzione dell’errore umano: l’automazione dei compiti ripetitivi elimina la possibilità di errori e ti garantisce grande precisione.
Che tu sia il titolare di un’azienda strutturata o un artigiano, la mappatura dei processi aziendali e la loro automazione può rivelarsi una scelta vincente per il tuo business.
