Un’impresa che intenda aumentare l’efficienza dei propri reparti produttivi e ridurre sprechi di denaro e tempo, oggi, deve ricorrere all’aiuto della tecnologia. Ecco allora che entra in gioco l’ERP, ovvero un software per la gestione dei processi aziendali che può aiutarti raggiungere l’obiettivo di crescita pianificato per la tua azienda.
Facciamo chiarezza sul significato di ERP – Enterprise Resource Planning – e sulle sue caratteristiche, cercando soprattutto di capire quali sono i vantaggi legati al suo utilizzo.
Cos’è un ERP?
Un software ERP ha la funzione di coordinare e integrare i processi finanziari, di approvvigionamento, produzione, reportistica e risorse umane di un’impresa. In altre parole “è un insieme di applicazioni connesse fra loro che gestiscono in modo coordinato molteplici attività aziendali, condividendo le stesse informazioni e lo stesso sistema di archiviazione dei dati.” (Fonte: Wikipedia).
Oltre a ottimizzare la gestione dei processi, un buon ERP consente la comunicazione in tempo reale tra tutti i reparti interni e con fornitori, clienti, filiali, agenti, tecnici, e così via.
L’integrazione di tutte queste funzioni in un unico sistema informatico può:
- supportare la dirigenza nelle decisioni e nelle strategie di marketing;
- semplificare l’individuazione dei processi che creano valore, di quelli da migliorare o da eliminare.
Avere un così alto livello di controllo sulla tua impresa può essere fondamentale per aumentarne gli utili riducendo gli sprechi di denaro e tempo che danneggiano la produttività. Ma come è composto un sistema ERP e come ti supporta, concretamente? Analizziamolo insieme.
Com’è strutturato un sistema ERP
Trattandosi di uno strumento completo e complesso, l’adozione di un sistema ERP per la gestione dei processi aziendali può risultare piuttosto costosa.
Proprio per questo, una delle caratteristiche principali di un ERP è la modularità: è, cioè, costituito da tante piccole applicazioni – moduli, appunto – che non devono per forza essere acquistate e messe in opera nello stesso momento. Si può procedere per gradi di utilità o necessità, diluendo così l’automatizzazione dei processi in più fasi, a condizione che chi se ne occupa abbia una certa consapevolezza e preparazione tecnica in ambito informatico.
Ciascun modulo che compone un gestionale ERP comprende una serie di funzioni e sostiene una specifica attività aziendale. Ecco alcuni esempi.
- Gestione e organizzazione delle risorse umane
Queste applicazioni sono utili per avere maggiore controllo sul personale e aumentarne la produttività, specie se si sospettano sprechi di tempo in operazioni a scarso valore aggiunto. Si tratta di moduli per la gestione:
- della formazione del personale;
- dell’orario di lavoro;
- di note spesa e compensi carburante;
- di benefit come auto aziendali, smartphone e computer.
Tali moduli sono solitamente integrati con i software CRM e con quelli di project management.
2. Pianificazione aziendale
Questo insieme di moduli consente di pianificare le attività future dell’impresa sulla base dei risultati ottenuti e di gestire le finanze. Parliamo di:
- controllo dei costi;
- contabilità;
- analisi della redditività.
Trattandosi di strumenti centrali per l’azienda, è necessario che comunichino con i sistemi informativi per la pianificazione delle strategie di vendita e con quelli di supporto alla produzione.
3. Gestione del capitale
In questo caso le applicazioni coordinano alcune tra le attività fondamentali per il successo di un’azienda, ovvero:
- logistica delle vendite;
- logistica di produzione;
- logistica di approvvigionamento;
- manutenzioni programmate o straordinarie;
- budget;
- flussi di denaro in entrata e uscita.
È difficile essere esaustivi su tutte le possibili applicazioni dei sistemi ERP – sono veramente tante! – ma grazie al breve elenco che abbiamo stilato puoi iniziare a stabilire quali siano gli elementi importanti e prioritari per la tua azienda.
Le caratteristiche che ogni ERP dovrebbe avere
Oltre alla modularità – che rende accessibile l’implementazione di un gestionale ERP – ci sono anche altre caratteristiche che un sistema così complesso deve possedere per risultare realmente efficace.
- La flessibilità: un ERP deve adattarsi alle esigenze della tua impresa con soluzioni personalizzabili in base ai bisogni, alla grandezza e al settore di appartenenza.
- L’integrabilità, ovvero la capacità dell’insieme di applicazioni di integrarsi ai sistemi informatici già in uso.
- L’interoperabilità, cioè la possibilità di scambiare dati e servizi con altri software in modo da rendere rapida e di semplice fruizione la comunicazione tra applicativi.
Conoscere il significato di ERP e le sue peculiarità ti fa comprendere come un gestionale strutturato è in grado di supportare al meglio le operazioni quotidiane della tua azienda. Questo, a sua volta, comporta interessanti vantaggi: andiamo a scoprirli.
Quali sono i benefici dell’utilizzo di un ERP
In generale, possiamo dire che automatizzare la gestione dei processi consente alla tua impresa di crescere.
Nello specifico, un ERP efficace può migliorare la collaborazione, supportare l’azienda nelle decisioni e aumentare la produttività grazie a:
- maggiore sicurezza e facile reperimento dei dati, che sono archiviati in maniera ordinata in un unico luogo accessibile a tutti i dipendenti;
- snellimento dell’operatività, che favorisce le comunicazioni tra reparti e la lavorazione simultanea di più progetti;
- ottimizzazione dei processi, che vengono impostati secondo flussi di lavoro chiari, definiti e monitorabili;
- riduzione dei costi e degli sprechi, attraverso strumenti di monitoraggio e reportistica dettagliata;
- migliori decisioni di business, con strumenti di analisi e interpretazione dei dati.
Trovare il giusto sistema ERP e godere di tutti i suoi vantaggi può essere un compito arduo. Ed è qui che un professionista del settore può venirti in soccorso.
ERP: significato e valore di un Automation Coach
Affidarti a un consulente nella scelta del software ERP più adeguato alle tue esigenze può evitarti perdite tempo dietro domande tipo: “Quali moduli di un ERP mi occorrono per primi? In che modo queste applicazioni possono integrarsi con i software che già uso in azienda?”
Un Automation Coach – o specialista di automazione dei processi – può aiutarti a individuare i processi da automatizzare e suggerirti le soluzioni più in linea con le tue necessità, dopo aver analizzato il modello di business della tua azienda e le sue procedure interne. Si tratta di un professionista che valuta gli interventi da mettere in atto e ti consiglia la soluzione migliore tenendo a mente:
- quali funzionalità possono effettivamente migliorare i processi interni;
- la semplicità di utilizzo;
- l’adattabilità della soluzione ai cambiamenti futuri della tua attività;
- la capacità del software di dialogare con i sistemi informatici già in uso.
Come vedi, comprendere il significato di ERP non è sufficiente: per scegliere il sistema perfetto è importante tenere ben presenti obiettivi e caratteristiche del tuo business. Solo così potrai trarre il massimo vantaggio dalla tecnologia che sceglierai di adottare.
Che tu sia il titolare di una piccola azienda o di una grande impresa, l’adozione di un ERP per automatizzare i processi aziendali può essere una valida alleata nella crescita della tua impresa.
