La gestione dei preventivi è un’attività preziosa sotto diversi punti di vista. L’offerta commerciale rappresenta infatti il primo punto di incontro ufficiale tra l’azienda e il suo potenziale cliente, diventando così un vero e proprio biglietto da visita da trattare con cura. Per questo è fondamentale gestire i preventivi con la massima attenzione e ridurre al minimo i margini d’errore: essi devono rappresentarti e convincere il destinatario a identificarti come fornitore di fiducia e, di conseguenza, accettare la tua proposta economica.
Il rischio di impiegare troppo tempo in questo processo è dietro l’angolo. Utilizzare un programma per la gestione dei preventivi può aiutarti a scongiurare questo pericolo.
Gestione preventivi classica: come e cosa ottimizzare
Il primo passo per realizzare preventivi efficaci consiste nel prendersi cura dei contenuti e della forma, così da produrre un documento convincente e a prova di obiezioni. Prima di preoccuparti di scegliere il migliore software di gestione preventivi per le tue necessità, assicurati di aver dato il giusto peso a questi aspetti:
- Utilizza un linguaggio adatto al tuo interlocutore così che il preventivo risulti leggibile e chiaro.
- Indica sempre la data in cui presenti l’offerta: sarà un riferimento utile per le comunicazioni successive tra te e il cliente.
- Dai al preventivo una validità definita: è bene che il cliente sappia che, trascorso quel preciso lasso di tempo, dovrete rinegoziare i costi.
- Dati e logo societari devono essere ben visibili.
- Se la fornitura è composta da più elementi, riporta il prezzo delle singole voci e, alla fine, il totale comprensivo di imposte.
- Hai deciso di applicare uno sconto? Rendilo evidente: è una leva commerciale di grande valore.
- Elenca le condizioni generali di fornitura: potrebbero essere oggetto di trattativa o di richieste specifiche.
Presentare un preventivo ben fatto dà un’idea limpida della tua azienda, è sinonimo di affidabilità e sicurezza e può diventare un importante punto a tuo favore durante la fase decisionale del processo d’acquisto. Curarlo nei dettagli, però, è complesso e può richiedere diverse ore di lavoro.
È proprio qui che entrano in gioco i software di gestione dei preventivi. Quanto tempo risparmieresti con un gestionale che ti aiuti a compilare le offerte e ad aggiornare i prezzi quando necessario? Inoltre non dovresti pensare all’impostazione grafica del documento e all’inserimento di dati standard – come metodo di pagamento e recapiti – ogni volta.
Individuare quali fasi del processo di gestione dei preventivi puoi automatizzare è la mossa vincente per evitare sprechi di risorse.
Gestionale preventivi: quando e perché è utile
Considerata la sua complessità, la gestione preventivi può essere molto impegnativa per i commerciali che si vedono costretti a dedicare meno tempo alla ricerca di nuovi clienti, alla chiusura delle trattative o ad altri compiti.
Nel caso in cui l’attività abbia un prodotto standard, inoltre, la preventivazione può addirittura rivelarsi un’operazione ripetitiva a scarso valore aggiunto. Automatizzare il processo diventa quindi l’unica soluzione possibile per ridurre costi e sprechi di tempo.
A questo scopo esistono numerosi software di gestione dei preventivi che possono venire in tuo aiuto.
Programma gestione preventivi e configuratore: le differenze
Microsoft Excel e Access sono stati i primi programmi utilizzati per formulare e gestire le offerte commerciali. L’arrivo del web e il conseguente sviluppo delle dinamiche commerciali ha portato alla luce esigenze nuove e, con esse, nuove soluzioni. Vediamo le più importanti:
- un software gestionale con un modulo dedicato ai preventivi;
- un gestionale specifico per soli preventivi;
- un configuratore.
Sul mercato esistono programmi di gestione aziendale che, fra le varie funzioni, prevedono dei moduli dedicati alle trattative commerciali e alla creazione di preventivi. Ad esempio un software per la gestione del magazzino può consentire anche di stilare le offerte destinate ai clienti oltre a monitorare carico e scarico delle merci.
Un programma per la gestione preventivi è invece un software dedicato in maniera specifica alla creazione delle offerte e ti consente di:
- creare un modello di preventivo facile da personalizzare;
- assegnare un numero progressivo ai documenti;
- gestire prodotti e servizi del tuo listino;
- generare documenti in formato PDF da allegare alle e-mail.
È poi fornito di funzioni complementari utili a tenere sotto controllo il rapporto commerciale con i potenziali clienti: preventivi presentati, contratti in essere, statistiche di vendita e reportistica.
Un configuratore, invece, è un software evoluto, costruito ad hoc in base alle esigenze della singola impresa e utilizzato soprattutto per gli e-commerce. Con questo strumento gli utenti di un negozio digitale possono personalizzare in autonomia i prodotti o servizi a loro necessari e ricevere una quotazione in tempo reale. Trovi esempi di configuratori sui siti web delle principali case automobilistiche o sui negozi on-line di informatica.
Entrambe le soluzioni permettono di guadagnare tempo da investire in attività più proficue per l’azienda. Ma chi può aiutarti a scegliere lo strumento più indicato per la tua realtà?
Gestione preventivi e Automation Coach
Affidarsi a un consulente nella scelta del programma di gestione preventivi potrebbe sollevarti da numerosi grattacapi e aiutarti a rispondere a domande quali:
“Quanto tempo risparmio informatizzando la gestione dei preventivi? In che modo l’uso di un gestionale impatterà sulla mia azienda?”
Il ruolo di un Automation Coach – o specialista di automazione dei processi – è proprio quello di suggerirti i processi da automatizzare e il programma più in linea con le tue esigenze, dopo aver analizzato il modello di business della tua azienda. È la figura che valuta gli interventi da attuare per ridurre gli sprechi di risorse e ti consiglia la soluzione migliore tenendo in considerazione:
- le funzionalità necessarie per migliorare i processi interni;
- la semplicità di utilizzo;
- l’adattabilità della soluzione ai cambiamenti futuri della tua attività;
- la capacità del software di dialogare con i sistemi informatici già in uso.
Per scegliere il programma di gestione preventivi giusto è importante tenere a mente anche i tuoi obiettivi specifici. In questo modo avrai la certezza di trarre il massimo vantaggio possibile dal processo di digitalizzazione che stai per mettere in atto.
Perché utilizzare un gestionale preventivi è vantaggioso
L’automazione della gestione preventivi comporta numerosi benefici per la tua azienda. Vediamoli nello specifico.
- Risparmio di tempo. Semplificare le operazioni ricorrenti di gestione preventivi favorisce lo smaltimento rapido del lavoro. In questo modo le tue risorse commerciali possono dedicarsi alla vendita, invece che all’impaginazione dei documenti.
- Riduzione dei costi. La digitalizzazione delle attività di routine contiene le spese burocratiche, i costi di gestione e quelli legati al personale.
- Riduzione dell’errore umano. L’automazione è garanzia di grande precisione e abbassa in maniera drastica le probabilità di errore, il che è di massima importanza in una fase così delicata di approccio al cliente.
- Archiviazione smart dei dati. Un gestionale di preventivi archivia le offerte commerciali da consegnare, i preventivi trasformati in commessa e quelli persi. Non dovrai più scartabellare fra mille faldoni per ricostruire lo storico di una trattativa.
- Miglioramento del flusso di lavoro. La riduzione del tempo impiegato nell’esecuzione delle attività ripetitive migliora il flusso di lavoro e consente alle risorse umane di concentrare la propria attenzione su operazioni a maggiore valore aggiunto.
Con il supporto di un Automation Coach imprenditori e professionisti possono ottimizzare la gestione dei preventivi ed essere sicuri di aver scelto la soluzione migliore in termini di rapporto fra costi e benefici.
