Mappatura dei processi aziendali: esempi, tipologie e applicazioni

Se cerchi su Google Immagini degli esempi di mappatura dei processi aziendali ti trovi di fronte a un insieme di forme colorate, collegate tra loro da frecce e linee rette. 

Quegli schemi – diagrammi di flusso o mappe di processo – servono a illustrare, con simboli grafici e forme geometriche, le fasi che compongono un processo e le risorse coinvolte in ogni passaggio. 

Per effettuare un’analisi dei processi aziendali, le metodologie sono di diverso tipo e rispondono alle più disparate necessità: ti mostriamo i principali.

Cos’è la mappatura dei processi aziendali

Per mettere a fuoco i punti di forza e di debolezza di un’impresa a livello operativo – come complessità e attività ridondanti e a basso valore aggiunto – al fine di incrementarne la produttività, entrano in gioco strumenti come la mappatura dei processi aziendali. 

Operare questo tipo di analisi consente di conoscere con esattezza il costo complessivo di un processo, il tempo necessario a completarlo, le figure responsabili di ogni attività e l’impegno richiesto per svolgerle. E non è tutto.

Visualizzare un processo nella sua completezza aiuta a:

• capire dove è possibile apportare miglioramenti in termini di risparmio ed efficienza;
• garantire che tutte le risorse coinvolte comprendano come vengono fatte le cose e le proprie responsabilità;
• avere una traccia scritta delle attività fondamentali del tuo business;
• gettare solide basi per l’automazione di alcune procedure.

I vantaggi che puoi ottenere da un’attenta analisi dei processi organizzativi, come vedi, sono tanti. Ma come è fatta una mappa dei processi aziendali? Quali sono i passaggi da seguire per crearne una? Facciamo un po’ di chiarezza.

Simboli e forme nelle mappe dei processi aziendali

Poco fa abbiamo accennato a forme geometriche di diversi colori, frecce e linee rette. Ognuno dei simboli citati – quelli che ricorrono nella mappatura dei processi sono circa 30 – corrisponde a un passaggio del diagramma di flusso.

Per non fare confusione, citiamo solo quelli più comuni:

Rettangolo

Viene usato per rappresentare un’attività specifica del processo.

Ad esempio, l’attività di inserimento di una fattura all’interno del gestionale aziendale.

Rombo 

Anche chiamato snodo decisionale, segnala il momento in cui c’è una decisione da prendere, prima di proseguire col flusso.

In questo caso, potranno accadere due scenari diversi a seconda della presente o mancata approvazione del documento da parte del supervisore.

    Ovale

Userai questo simbolo soltanto per indirare l’inizio o la fine di un processo.

Freccia

Oltre a rappresentare la direzione corretta di lettura del diagramma, indica pure la connessione tra due operazioni del processo.

Ecco come colleghiamo l’ovale che inizia il processo con un rettangolo che mostra la prima azione da svolgere.

Ora che conosci la simbologia base che compone questo schema grafico, puoi procedere col creare il tuo esempio.

Analisi dei processi organizzativi: come creare una mappa

Per creare un diagramma, oltre a usare le figure geometriche che hai visto, è importante seguire alcuni passaggi.

1. Identifica il processo che vuoi mappare. Che sia nuovo o vecchio e inefficace, non importa: prima di disegnare qualsiasi cosa, individua il processo da analizzare e dagli un nome (ad esempio “evasione ordini e-commerce”).
2. Confrontati con il team. Le risorse coinvolte nel processo possono fornirti informazioni dettagliate sulle singole attività da mappare.
3. Appunta tutte le fasi del flusso di lavoro. Input, output, ruoli, durata, operazioni: non tralasciare nulla.
4. Disponi le attività in ordine sequenziale. Da dove ha inizio il processo? Dove si conclude? E nel mezzo, quali sono i compiti da svolgere?
5. Disegna una bozza della mappa. Delinea una prima mappa di processo che lo descriva per com’è, e non per come vorresti che fosse.
6. Analizza la mappa. Messi nero su bianco, le inefficienze e i colli di bottiglia saranno ben visibili: identificali e pensa a come migliorare le cose.
7. Monitora il cambiamento. Applica delle piccole modifiche e valuta i risultati ottenuti, prima di renderli definitivi.

Infine, ricorda:  “Less is more!” (meno è meglio). Non serve complicarsi la vita con disegni troppo strutturati come questo…

Una mappa di processo davvero utile deve essere chiara a tutte le risorse della tua azienda. Solo in questo modo diventerà un insostituibile strumento di ottimizzazione e di crescita per il tuo business.

Mappatura dei processi aziendali: esempi pratici

Con gli elementi che ti abbiamo fornito fin qui, sei ormai in grado di abbozzare un primo, semplice schema grafico delle procedure aziendali. Il passo successivo è approfondire il concetto di mappatura dei processi aziendali e gli esempi da cui partire per l’analisi della tua impresa. Esistono infatti tipi di mappa specifici a seconda delle esigenze.

La mappatura di tipo documento, per esempio, è il dettaglio di ciò che serve alle risorse umane per portare avanti il loro lavoro e di come deve essere il risultato finale. Si tratta insomma di una sorta di guida delle variabili e delle decisioni che possono influire sulla tua attività.

Mappare i processi di alto livello, invece, vuol dire elencare gli obiettivi di un’impresa e i reparti coinvolti nel loro raggiungimento attraverso rendering e diagrammi di flusso strutturati. Schemi di questo tipo sono sfruttati, di solito, dal management aziendale per pianificare le operazioni a più ampio raggio.

La mappa del flusso di valore e quella delle attività, infine, consentono di illustrare, analizzare e migliorare le fasi necessarie a veicolare un prodotto – o servizio – al cliente finale. Sono uno strumento utile a individuare ed eliminare gli sprechi di tempo e aumentare la produttività.

Ciascuno di questi esempi può darti un’idea chiara di quali risorse e competenze sono necessarie allo svolgimento di un processo, chi si trova a lavorare su cosa e in che momento. Ma quali sono i vantaggi di tutto questo sapere? 

I vantaggi della mappatura dei processi aziendali

I benefici per le procedure della tua impresa sono tanti. Un’analisi approfondita di questo genere ti permette di:

• standardizzare le attività ricorrenti, guadagnando tempo da dedicare a compiti a più alto valore per il tuo business;
• migliorare la qualità del lavoro riducendo gli errori umani;
• diminuire lo spreco di risorse legato a mansioni non fondamentali per la produttività;
• avere un’azienda più competitiva rispetto alla concorrenza;
• accrescere i margini di guadagno, strutturando processi precisi per la creazione di prodotti in linea con il mercato.

Per ottenere il 100% dei vantaggi derivati da una corretta mappatura puoi decidere di avvalerti di un consulente esterno che, grazie a metodologie e competenze specifiche, ti supporterà nell’analisi.

Il ruolo di un Automation Coach è proprio quello di studiare i processi interni all’impresa, suggerirti quali si possono automatizzare e in che modo farlo. Con il suo intervento avrai la certezza di:

• alleggerire i costi, minimizzando le spese di gestione;
• risparmiare tempo, semplificando le operazioni ricorrenti e velocizzando le consegne;
• ridurre gli errori umani e avere garanzia di massima precisione.

Indipendentemente dalle dimensioni o dalla natura della tua azienda, la mappatura dei processi aziendali può rivelarsi utile a incrementare la produttività della tua impresa. Noi possiamo aiutarti: scopri come.