Il monitoraggio dei KPI è uno strumento di verifica utile a capire in che modo gli obiettivi operativi e strategici di un’impresa vengono raggiunti, e in quanto tempo.
Gli indicatori di prestazione – necessari per misurare l’efficacia di attività e processi interni all’azienda – variano in tipologia e numero e hanno lo scopo di comprendere cosa eventualmente correggere.
Vediamo insieme cosa si intende esattamente per KPI, come procedere al monitoraggio e quali sono i vantaggi per la tua azienda.
KPI: cosa sono e quali sono le loro caratteristiche
Per definizione, la sigla KPI sta per Key Performance Indicators, ovvero “indicatori chiave di prestazione utili a valutare l’andamento e i progressi fatti in un determinato processo sulla base degli obiettivi di crescita stabiliti da un’azienda”. (Fonte: Wikipedia.)
Questi indicatori vengono definiti all’inizio di una strategia di business per poi essere monitorati – o ridiscussi – nel tempo, in modo da analizzare i progressi compiuti e il raggiungimento dei risultati prestabiliti.
Attenzione però: KPI e obiettivi non sono due termini intercambiabili. Si tratta di un errore molto comune, ma in realtà gli obiettivi sono i traguardi che un’impresa vuole raggiungere; i KPI sono un insieme di parametri utili a tarare la strategia adottata per il raggiungimento di quei traguardi.
In caso di discrepanza tra obiettivi e risultati, il monitoraggio dei KPI serve a individuare cos’è andato storto e come sistemarlo. Per dirlo con parole semplici: un’impresa non può crescere senza obiettivi, e questi sono molto difficili da raggiungere senza un’attenta gestione dei KPI.
Non si può stabilire un numero preciso di indicatori di prestazione validi per tutte le aziende. Esistono però dei requisiti che i KPI devono possedere per essere davvero utili al tuo lavoro.
Caratteristiche e tipologie di KPI
La gestione dei KPIS permette di capire come sta funzionando l’impresa. Come abbiamo sottolineato, però, gli indicatori di prestazione variano in base alle realtà aziendali: possono essere molti, di diverse tipologie e non necessariamente legati all’aspetto finanziario.
Per risultare realmente utili devono tutti soddisfare alcuni requisiti fondamentali. Devono essere:
- quantificabili, ovvero misurabili in termini matematici;
- continuativi, cioè venire monitorati con una certa periodicità;
- rilevanti per le decisioni di investimento;
- significativi, e determinanti nella comprensione dell’andamento aziendale.
Ora che hai chiare le loro caratteristiche, prima di capire perché è importante monitorarli, potrebbe esserti utile una breve panoramica dei tipi più comuni di KPI che si diversificano sia per i settori in cui operano le aziende, sia per i diversi reparti interni che le compongono. Dobbiamo distinguere tra:
- KPI quantitativi, che si basano su un valore numerico oggettivo e misurabile (volume delle vendite, numero di clienti acquisiti, ecc.);
- KPI di qualità, per una valutazione qualitativa dei risultati;
- KPI di tempo/servizio, che misurano il tempo impiegato per raggiungere un determinato obiettivo;
- KPI di costo, di natura strettamente contabile, per tenere d’occhio le uscite dell’azienda.
Esempi di KPI aziendali sono il numero dei clienti acquisiti in un anno, oppure quello di richieste di assistenza gestite dalle centraliniste, o ancora il ROI, ritorno sull’investimento. Tutte queste metriche, di solito, vengono determinate da uno specialista che esegue in primo luogo un’analisi dei processi, per poi individuare gli indicatori di prestazione da monitorare.
Attraverso la progettazione di un sistema di indicatori ad hoc e la loro misurazione, puoi avere un quadro preciso degli scostamenti tra gli obiettivi pianificati e i risultati conseguiti in un arco temporale stabilito, e mettere in atto tempestive azioni correttive e di miglioramento delle attività con più scarso valore per la tua azienda.
Monitoraggio KPI: come fare e perché è importante
Il monitoraggio dei KPI si compone di processi, tecniche e strumenti volti a rilevare i risultati conseguiti da un’azienda e mettere in atto azioni migliorative là dove il divario tra obiettivi e risultati è troppo ampio.
Perché le valutazioni – e le conseguenti operazioni correttive – siano efficaci, è fondamentale lavorare su informazioni quanto più dettagliate possibile. In questo senso, un software gestionale o uno strumento di Business Intelligence può essere di grande aiuto.
Grazie all’utilizzo di cruscotti virtuali costruiti su misura – detti dashboard – i KPI scelti per analizzare l’andamento della tua azienda sono messi in rapporto tra loro, garantendo un confronto rapido e la verifica costante e puntuale delle variazioni.
Esistono software che consentono di creare pannelli di controllo completamente personalizzabili in cui integrare progetti, vendite, budget e obiettivi. Altri che permettono di condividere tutti i dati necessari all’analisi della tua impresa con i capo reparto. O software molto conosciuti – e che magari già utilizzi – che con qualche accorgimento possono diventare un perfetto strumento di monitoraggio dei KPI (un esempio su tutti è Microsoft Excel).
Ognuno di questi strumenti favorisce la creazione un corretto sistema di gestione KPI e comporta numerosi vantaggi per il tuo lavoro:
- riduzione degli sprechi, abbattimento dei costi, ottimizzazione dei processi;
- aumento dell’efficacia delle scelte strategiche;
- miglioramento della capacità di controllo e maggiore tranquillità dovuta al fatto di avere sempre un quadro aggiornato e sicuro dell’andamento dell’azienda;
- aumento della concretezza dei progetti di sviluppo e delle informazioni utili a prendere decisioni importanti per la crescita dell’impresa;
- incremento del valore aziendale e della capacità di comunicarlo a fornitori, partner e investitori.
Il successo della tua azienda dipende da molte variabili ma per raggiungere i risultati desiderati è fondamentale monitorare i processi chiave in maniera continua, per vedere se tutto funziona come dovrebbe.
In questo senso, i KPI sono il navigatore GPS che ti consente di proseguire sulla strada che hai deciso di percorrere. Scegliere quelli rilevanti per la tua azienda e valutarli in maniera puntuale col supporto della tecnologia è il primo passo verso l’ottenimento dei tuoi obiettivi.
Automation Coach e gestione KPI
Affidarti a uno specialista nella digitalizzazione e monitoraggio delle prestazioni aziendali può essere la scelta vincente se vuoi che la tua impresa diventi più competitiva.
Un Automation Coach può aiutarti a individuare i processi da automatizzare, stabilire i KPI più adeguati a monitorare l’andamento della tua attività e suggerirti le soluzioni tecnologiche in linea con le tue necessità.
Comprendere il significato della sigla KPI e le peculiarità di ciascun indicatore di prestazione potrebbe non essere sufficiente a toglierti qualche grattacapo. Con il supporto di un Automation Coach, invece, scegliere i giusti indicatori di prestazione e rendere più efficaci i tuoi flussi di lavoro diventa semplice, come bere un bicchier d’acqua.
A te resta il piacere di trarre il massimo vantaggio dal cambiamento che stai per mettere in atto.
Che tu sia il titolare di una piccola azienda o di una grande impresa, la gestione e il monitoraggio dei KPIS può essere utile a farla crescere, sempre di più.
