Reingegnerizzazione dei processi aziendali: cos’è e quando serve

Gen 27, 2021

La reingegnerizzazione dei processi è uno strumento che consente di ripensare e modificare i flussi di lavoro di un’impresa, per velocizzare il raggiungimento degli obiettivi e ridurre i costi a partire da un’attenta analisi dei processi in essere, delle risorse e della produttività.

Reingegnerizzare, quindi, vuol dire riprogettare per migliorarsi. Quando è necessario attuare un intervento strategico così importante? E come farlo? Le diverse tipologie e le fasi della reingegnerizzazione sono l’argomento di questo approfondimento sulla corretta gestione dei processi aziendali.

Cos’è il reengineering dei processi

Per reingegnerizzazione dei processi si intende una “profonda revisione dei procedimenti operativi che non risultano più adeguati alle necessità aziendali“. (Fonte: Wikipedia.)

Reingegnerizzare vuol dire quindi mettere in atto un cambiamento strategico dei flussi di lavoro al fine di migliorare l’efficienza complessiva dell’organizzazione.

In un contesto economico come quello attuale, competitivo e in continua evoluzione, bisogna fare qualcosa in più rispetto al semplice restare a galla. Anche le logiche di gestione più efficaci possono, d’un tratto, essere messe alla prova: cosa fare allora perché non si rivelino fallimentari?

Se stai pensando a come rimetterti in gioco e dare una spinta alla crescita della tua azienda, riprogettare le attività cardine può essere la soluzione giusta per tenere alta la competitività, e non solo. Reingegnerizzare i processi aziendali può essere utile anche per:

  • incrementare la soddisfazione del cliente finale;
  • adeguare l’azienda ai cambiamenti operativi (nuove tecnologie, materiali o tecniche di produzione);
  • allineare le attività ai nuovi obiettivi aziendali;
  • migliorare l’efficacia di un processo esistente; 
  • introdurre nuove metodologie di lavoro.

A prescindere dal suo scopo, per essere efficace l’intervento di reengineering dei processi deve seguire un programma ben preciso. Prima di parlare delle fasi di questa delicata operazione imprenditoriale, capiamo insieme quanti tipi di reingegnerizzazione esistono e a cosa servono.

Le tipologie di reingegnerizzazione dei processi aziendali

I tipi di reengineering dei processi che puoi attuare sono tre.

La reingegnerizzazione per la riduzione dei costi che, attraverso una modifica radicale dei processi aziendali in essere o la loro completa eliminazione, ti conduce a una notevole diminuzione delle spese generate dalle attività a scarso valore aggiunto.

La reingegnerizzazione per l’incremento della competitività che può aiutarti a raggiungere lo stesso livello di aziende più competitive della tua attraverso il miglioramento di tecnologie, tecniche di lavorazione e utilizzo delle risorse.

Infine, la reingegnerizzazione per l’innovazione radicale dell’azienda che punta alla svolta definitiva in fatto di obiettivi, processi e metodologie per una completa ristrutturazione dell’impresa.

I motivi che possono spingerti ad affrontare un Business Process Reengineering sono tanti ma l’obiettivo comune a ognuno di essi rimane quello di incrementare in modo rapido e significativo la produttività.

Spesso, per migliorare l’andamento dell’azienda, le modifiche da apportare sono repentine e a vasto impatto: avere un piano d’azione, dunque, è fondamentale per il successo del cambiamento che stai per mettere in atto.

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Le fasi della reingegnerizzazione dei processi aziendali

Per la buona riuscita di una manovra strategica così massiva – e non di certo semplice! – è necessario seguire una serie di passaggi ben precisi. È per questo che la riorganizzazione dei processi aziendali è strutturata in fasi, in modo da essere graduale ed efficace sin dai primi passi.

Fase 1: l’analisi dei processi esistenti

La prima fase del reengineering prevede l’analisi dei processi aziendali esistenti al fine di avere una visione chiara dell’organizzazione e delle sue risorse.

Questa è una fase molto delicata perché utile a raccogliere informazioni sullo stato attuale dell’impresa, le sue inefficienze, i possibili punti di innovazione, il team di lavoro e gli obiettivi pianificati.

Fase 2: individuazione dei processi da ridisegnare

Dopo aver analizzato tutti i flussi di lavoro interni, potrai passare a individuare quali sono quelli da riprogettare per migliorare la produttività.

È questo il momento di raccogliere dati oggettivi – quindi misurabili – su tempi, costi, risorse coinvolte e livello di efficienza dei processi in essere per comprenderne il valore effettivo e il loro apporto concreto nel raggiungimento dei tuoi obiettivi aziendali.

Le attività che meno si avvicinano ai risultati attesi saranno quelle alle quali applicherai le variazioni più importanti.

Fase 3: progettazione dei nuovi flussi di lavoro

Evidenziate le criticità e i margini di miglioramento, puoi iniziare a progettare i nuovi processi aziendali cercando di renderli il più integrabili possibile con quelli che hai deciso di lasciare invariati.

Butta giù idee, diagrammi di flusso e mappe: illustrare, con simboli e forme geometriche, le attività che comporranno i nuovi processi ti aiuterà ad aumentare la precisione e a ridurre al minimo i margini di errore.

Fase 4: adottare i nuovi processi

Una volta progettati, i nuovi processi devono essere condivisi con i dipendenti a capo dei vari reparti dell’impresa e resi, finalmente, operativi.

Assegnerai i compiti specifici a ogni risorsa, preventiverai gli sforzi necessari per il completamento di ciascun task e farai una stima generale in fatto di costi e tempi.

Fase 5: monitorare i cambiamenti

Una volta resi operativi i nuovi processi, sarà necessario verificare se si integrano a dovere all’operatività aziendale: potrai così correggere subito eventuali errori per migliorarne ancora di più l’efficienza.

Reingegnerizzare correttamente i processi della tua azienda può portarti immensi vantaggi. Se le decisioni che hai preso sono giuste e vengono implementate in maniera adeguata, efficienza e produttività ne trarranno grande vantaggio in modo tangibile e a breve termine.

Per avere la certezza che ciò avvenga puoi decidere di avvalerti di un consulente esterno che, grazie a metodologie e competenze specifiche, ti supporterà nel progetto di ridefinizione dei flussi di lavoro.

Reingegnerizzazione dei processi e Automation Coach

Affidarti a un esperto di gestione e automazione dei processi aziendali può aiutarti a migliorare in maniera significativa la tua impresa evitando inutili dispersioni di energia.

Un Automation Coach sa bene come individuare i flussi di lavoro che necessitano di un intervento di miglioramento e, grazie alle competenze acquisite sul campo, sa consigliarti come agire, e quando.

Avrai uno specialista sempre al tuo fianco in grado di supportarti:

  • nella mappatura dei processi aziendali e nella loro ottimizzazione;
  • nell’individuazione dei flussi da reingegnerizzare;
  • nell’implementazione di tecnologie all’avanguardia nei flussi di lavoro in essere.

Un Automation Coach è in grado di sviluppare il potenziale della tua azienda e aiutarti ad alleggerire i costi. Risparmierai tempo e ridurrai al minimo gli errori, agevolando al massimo il processo di innovazione. 

Che tu sia titolare di una piccola o grande azienda, la reingegnerizzazione dei processi può rivelarsi una scelta vincente per incrementarne la competitività.