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Software gestionale palestra: siamo sicuri sia davvero utile?

Set 7, 2020

Se gestisci una palestra o un centro sportivo, sai bene che anche nel mondo del fitness è importante distinguersi per efficienza e organizzazione. Un software gestionale per palestra potrebbe essere un valido alleato per far crescere la tua impresa, ma non è detto che le soluzioni già presenti sul mercato siano ciò di cui hai bisogno.

Software gestionale per palestra: soluzione o palliativo?

Un software per palestra risulta utile quando affronta, gestisce e risolve i problemi pratici di una struttura sportiva e rende più semplice la programmazione e il controllo dei processi e dei servizi offerti. Le principali necessità a cui un programma gestionale per palestra deve far fronte sono:

  • controllo e statistiche degli accessi;
  • sicurezza di dati e privacy;
  • archivio e profilazione degli utenti;
  • strategie di marketing mirate;
  • planning di corsi e appuntamenti;
  • schede di allenamento personalizzate;
  • gestione del personale;
  • contabilità;
  • gestione dei servizi accessori (sauna, spogliatoi, spa).

Ma le esigenze di una piccola palestra di quartiere e di un grosso centro polisportivo sono le stesse? E di conseguenza, le caratteristiche di un software gestionale per palestra saranno identiche in entrambi i casi? Innanzitutto diciamo che, in linea di massima, per essere davvero valido il programma dovrebbe sempre:

  1. favorire la semplificazione dei processi aziendali;
  2. ridurre la dispersione di risorse in attività di scarso valore;
  3. rendere agevole il monitoraggio delle attività in modo da migliorarne la qualità;
  4. fornire strumenti utili ad azioni di marketing mirate nei confronti degli iscritti attuali e potenziali;
  5. rendere veloci e sicuri sia le operazioni di routine che il controllo dei servizi al pubblico.

Di fronte a questi obiettivi adottare un software per palestra potrebbe quindi sembrare una soluzione ideale. Le cose però sono più complesse e le variabili in gioco cambiano in base alle caratteristiche ed esigenze della tua specifica realtà.

Piccole palestre VS centri polisportivi

Fatta eccezione per alcuni obiettivi comuni, una piccola palestra e un centro polisportivo hanno necessità non assimilabili fra loro.

I grandi centri sportivi presentano una ricca offerta di corsi e discipline, offrono al loro interno aree relax, spa e bar, e hanno un elevato numero di abbonati e dipendenti. Le piccole palestre, al contrario, garantiscono un approccio più informale ai propri iscritti, hanno meno istruttori da coordinare e un minor numero di spazi da organizzare.

Alla luce di questo un software gestionale per palestra open source, ad esempio, potrebbe soddisfare le esigenze di una struttura di quartiere ma non quelle di un centro multisport. O ancora, un gestionale complesso sarebbe più adatto a un franchising ma risulterebbe troppo complicato e oneroso per una realtà locale.

Vero è che, in entrambi i casi, l’automazione dei processi porterebbe enormi vantaggi. Che fare dunque? Il nostro consiglio è di optare per soluzioni digitali personalizzate, costruite sulle tue esigenze specifiche e che tengano conto anche del budget a disposizione.

software per palestra utilizzo

Software gestionale per palestra su misura: quali sono i vantaggi

Ipotizziamo che nella tua palestra si tengano una decina di corsi al giorno e che a ognuno di essi partecipino in media 25 persone. Se arrivano 250 telefonate di prenotazione da 5 minuti l’una, il tuo front desk si ritrova occupato per circa 1250 minuti al giorno solo per l’organizzazione delle lezioni. Immagina quanto potresti far crescere la tua impresa, se tempo e risorse fossero investiti in altro.

Ecco, automatizzare i processi con l’aiuto di un software gestionale per palestra vuol dire rendere più snelle le attività di routine per risparmiare tempo da impiegare in operazioni di maggior valore. Il tempo sprecato al telefono è solo uno degli innumerevoli esempi che potremmo schierare a favore dell’automazione. Altri ambiti problematici su cui intervenire potrebbero essere:

  • l’archiviazione dei certificati medici con le relative scadenze;
  • la gestione dell’assicurazione per i singoli iscritti;
  • l’inserimento dei dati anagrafici dei clienti;
  • il monitoraggio controllato degli accessi.

Un software per palestra realizzato su misura può tenere sotto controllo queste e altre operazioni dove l’errore umano, l’elevato dispendio di tempo e la scarsa organizzazione possono arrecare danno alla tua attività e impedirti di cogliere importanti opportunità di crescita.

Automatizzare gli accessi, per esempio, consentirebbe di sveltire i check-in e di consentire l’ingresso agli iscritti 24 ore su 24, non essendo più necessario impiegare una risorsa per il controllo delle tessere.

Potresti creare dei punti di informazione digitali da disseminare nella struttura: per gli utenti sarebbe molto più semplice conoscere le specifiche dei singoli macchinari, consultare e prenotare le lezioni. Anche i tempi di attesa ne gioverebbero, e il personale sarebbe sollevato da conversazioni spesso più lunghe del previsto.

Un’altra opportunità sarebbe quella di creare un portale privato in cui i tuoi clienti possono inserire le proprie statistiche personali, trovare consigli per l’allenamento e l’alimentazione. Vista l’abbondanza di informazioni contrastanti nella sfera del fitness, offriresti un grande valore aggiunto rispetto alla concorrenza.

I vantaggi di un software gestionale per palestra su misura

L’automazione delle attività menzionate in precedenza comporta numerosi benefici per la tua palestra. Ma quali sono nello specifico?

  1. Riduzione dei costi. L’automazione delle attività di routine minimizza le spese burocratiche, i costi di gestione e quelli legati al personale.
  2. Risparmio di tempo. Semplificare le operazioni quotidiane ricorrenti favorisce un’elaborazione più rapida, così le tue risorse possono occuparsi di compiti più proficui per il business.
  3. Opportunità di marketing. Con l’archiviazione metodica dei dati anagrafici e di contatto dei tuoi iscritti, sarai in grado di costruire delle campagne di marketing mirate o delle promozioni last minute ad alto tasso di redditività.
  4. Riduzione dell’errore umano. Quando compiono attività monotone e ripetitive, gli esseri umani tendono a sbagliare. L’automazione ti garantisce grande precisione e riduce al minimo le possibilità di errore.
  5. Clienti fidelizzati e soddisfatti. Digitalizzare le attività della tua palestra ti darà una marcia in più anche agli occhi dei tuoi clienti, che noteranno l’efficienza e saranno entusiasti dei servizi dedicati che gli proporrai.

Con il supporto di un Automation Coach imprenditori e professionisti possono ottimizzare la gestione dei processi all’interno delle loro aziende ed essere sicuri di aver scelto la soluzione migliore in termini di rapporto fra costi e benefici.

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